Cómo planificamos en aTurnos un Hotel complejo en 20 min

Cómo planificamos en aTurnos un Hotel complejo en 20 min

31 julio, 2018 Desactivado Por Hasnae El Gherbi

0. Problemática de planificación.

En este artículo vamos a desarrollar un ejemplo de planificación de un Hotel teniendo en cuenta necesidades que hemos recopilado de nuestros usuarios. Nuestro hotel ejemplo "aTurnos Hotel" tiene distintos departamentos: Recepción, Sala y Room Service.

  • Dentro de Recepción hay 5 recepcionistas que se turnan M-T-N, dos están a media jornada.
  • Cocina: 5 rotatorios y 1 solo mañanas
  • Room Service: 5 rotatorios y 1 solo mañanas
  • Sala: 4 baristas (M-T-N excepto lunes que no hay por la noche)
  • Camareros: 3 buffet (M-T)
  • Total: 24 trabajadores

PUEDES VER EL VÍDEO COMPLETO (CONTIENE TODA LA PLANIFICACIÓN) O SEGUIR EL ARTÍCULO DONDE DEBES HACER CLIC EN LAS IMÁGENES PARA VERLAS EN GRANDE. 

1. Datos previos a la planificación.

1.1 Configuración.

En primer lugar, vamos a definir los datos globales de equipo como por ejemplo las horas anuales del convenio o el tipo de vacaciones que tiene el hotel (laborales o naturales). Se trata de datos que van a cubrir y van a definir cada nuevo trabajador que vayamos a añadir, es decir, para trabajadores ya creados, habría que modificar estos datos directamente desde su perfil ya que se han creado con anterioridad a la personalización.

- Horas anuales y vacaciones por equipo.

Lo primero es lo primero. Para cambiar los datos predeterminados del equipo, vamos al menú izquierdo y abajo del todo hacemos clic en Administrar>Ajustes>Valores por defecto. Para este ejemplo, las horas anuales son 1760 horas y las vacaciones anuales 30 días naturales. Por lo tanto, vamos a modificar tres campos: Tipo de Vacaciones, Horas año por defecto y Vacaciones/año.

- Añadir turnos.

Para crear o añadir turnos, en el menú izquierdo hacemos clic en Administrar>Tipos de turnos>Crear. Rellenamos los campos introduciendo el nombre y la abreviatura, por ejemplo, Mañanas con abreviatura M, la hora de inicio a las 08:00 y la duración 8 horas. Guardamos el turno y listo. Para esta planificación necesitamos tres tipos de turnos: Mañana (08:00-16:00), Tarde (16:00-00:00) y Noche (00:00-08:00).

- Restricciones globales.

Se trata de restricciones para todos los miembros del equipo, esto nos ayudará a la hora de planificar para no dejar pasar cualquier tipo de particularidad a la hora de planificar. En el Hotel aTurnos, tenemos las siguientes singularidades: hay dos empleados que solo pueden trabajar durante el turno de mañana y otros dos a media jornada (30 horas semanales). Para el primer caso tendremos que aplicar dicha restricción solo a esos dos empleados, pero para el segundo caso, si aplicamos la restricción global de: no exceder las horas semanales del empleado y escogemos para todo el equipo, nos aseguramos de que ningún empleado trabaje más de sus horas semanales de ahora en adelante.

¿Cómo aplicamos restricciones globales? En nuestro menú izquierdo, hacemos clic en Planificador>Restricciones>Añadir y completamos los siguientes campos:

  • En “Tipo de Restricción” para este caso escogemos: “No superar las horas semanales del usuario”
  • Modo: Obligatoria.
  • Entrada en vigor: 01/01/2018.(es importante introducir esta fecha para un correcto funcionamiento de la Calculadora Nueva). 
  • Fin:  (es opcional).
  • Aplicar a todo el equipo: Si

Y por último guardamos. Otra restricción global que podemos añadir de la misma manera es: “descansar 12 horas entre turno y turno” aunque en la Nueva Calculadora (Beta) esta restricción está integrada por defecto, de forma que la propia calculadora calcula un patrón de turnos respetando los descansos, ¡pero no nos adelantemos!

- Localizaciones.

Para un hotel las localizaciones van a ser los diferentes departamentos. El Hotel aTurnos posee cuatro: Cocina, Recepción, Room Service y Sala. Esto nos servirá para asegurarnos de tener la demanda cubierta en cada departamento, así como para facilitar la identificación de los empleados gracias al filtro por localizaciones.

¿Cómo crear una localización? De nuevo en el menú izquierdo, hacemos clic en Administrar>Localizaciones>Acciones>Nueva Localización. Introducimos el nombre de la localización y guardamos. ¡Listo! Otra forma de crear localizaciones es importando un archivo de Excel, lo cual haremos más adelante en el punto b.i. Cargar desde Excel.

- Especialidades y Categorías.

Para los aTurneros las especialidades son las habilidades de los empleados: técnicas de venta, idiomas, etc.; y las categorías de los empleados son sus puestos: cocinero, recepcionista, etc. De igual forma que las localizaciones nos permitirán identificar los empleados fácilmente para su selección gracias al filtrado.

¿Cómo crear Especialidades y Categorías de empleados? En el menú>Administrar>Perfil de trabajador. En primer lugar, vamos a crear una especialidad y en segundo lugar una categoría (de igual forma que las localizaciones, se pueden añadir mediante una importación de Excel, lo cual veremos más adelante). Pinchamos en Añadir e introducimos el nombre, por ejemplo: francés. Repetimos el proceso para >Categorías, introduciendo: Camarero/a.

*El resto de Especialidades y Categorías (y localizaciones) las añadiremos más adelante con una importación desde Excel ya que el proceso es más rápido.

1.2 Alta de Trabajadores.

Existen dos formas de añadir trabajadores a aTurnos: creándolos o importando desde un archivo Excel. Imaginemos que, tras cargar nuestro fichero con nuestros empleados y sus datos, nos damos cuenta de que se nos ha olvidado alguien o se ha incorporado un trabajador nuevo, entonces tendremos que crearlo manualmente; así pues, crear 24 empleados manualmente y modificar sus localizaciones o categoría uno a uno, es una tarea bastante tediosa y por ello en aTunos hemos incorporado la opción de cargar desde un Excel.

*Si se introduce un correo ficticio de los empleados, estos no podrán activar su cuenta y acceder al cuadrante para ver sus turnos de forma autónoma, tendrá que imprimirlo o enviarlo personalmente a cada uno. En aTurnos recomendamos que los empleados activen su cuenta para poder sacar el máximo provecho a la plataforma y así ahorrar tiempo cuando surjan cambios. En este link tenemos el manual del empleado donde se puede consultar el proceso y la experiencia de los trabajadores en aTurnos: Manual del Trabajador

- Importar desde Excel.

Esta opción nos permite cargar un extenso listado de empleados sin tener que personalizarlos manualmente. Para ello, primero tenemos que crear un archivo de Excel con los siguientes campos: Nombre, correo, teléfono, localización, categoría, fecha de alta y el nombre la especialidad que se desea añadir (en nuestro caso inglés). Las especialidades se puntúan del 1 al 5, donde 1 es tener poca habilidad en dicha especialidad, y 5 es dominar la habilidad completamente.

*¡Ojo! El archivo de Excel tiene que guardarse como .csv (delimitado por comas).

Para importar el archivo, vamos al menú>Administrar>Importar/Exportar>Importar>Seleccionar archivo y posteriormente en “Selecciona el tipo de importación que quieres realizar”, Trabajador. Una vez cargado el archivo, asociamos los campos, guardamos y ¡listo!

- Añadir desde aTurnos.

Para crear trabajadores desde aTurnos, en el Menú izquierdo>Trabajadores>Listado>Añadir trabajador y rellenamos los siguientes campos:

  • ¿Cuántos trabajadores?: 2
  • Modo anónimo: si (así el sistema nos creará correos y nombres aleatorios).
  • Hacemos clic en Añadir.
  • Modificamos el nombre: Cocinero/a (mañanas) y Limpiador/a (mañanas)
  • Fecha de alta: fecha de hoy (si introducimos una fecha a futuro de alta, el empleado no aparecerá en el listado hasta ese día).
  • Por último, guardamos.

- Personalizar trabajadores.

En este apartado vamos a ver cómo podemos personalizar trabajadores manualmente. Para el caso de los dos empleados creados desde aTurnos, vamos a modificar su localización, categoría, especialidad y restricciones dado que ambos solo pueden trabajar el turno de mañanas.

En primer lugar, en el menú izquierdo>Trabajadores>Listado, vamos al trabajador que queremos editar y hacemos clic en la cajita verde en la columna “Acción”. Una vez dentro del perfil hacemos las modificaciones necesarias. En este caso, escoger categoría y localización, guardamos y vamos a restricciones dentro del perfil del empleado. Nos aparecerán las restricciones globales que hayamos escogido, y arriba de la tabla hacemos clic en Añadir y escogemos la restricción de: “No puede trabajar un tipo de turno”, rellenamos los campos introduciendo en: Tipos de turno el turno de Tarde (T) y el turno de Noche (N), y finalmente guardamos los cambios.

Otros dos empleados que hay que personalizar son los recepcionistas a media jornada. Accedemos a su perfil desde el Listado de Trabajadores y en Horas semanales cambiamos 40 por 30, y en porcentaje de jornada cambiamos 100 por 75. Para estos no hay añadir ni categorías ni especialidades puesto que fueron dados de alta desde un archivo de Excel. Finalmente guardamos los cambios y ¡listo! ¡Todo preparado para empezar a planificar!

2. Planificación.

Una vez definido todo lo anterior, ha llegado el momento de planificar nuestro cuadrante. Es un proceso rápido que no tiene complejidad ninguna gracias a la calculadora de turnos de aTurnos.

2.1 Crear patrones de turnos.

Un patrón es una secuencia de turnos, por ejemplo: M-M-T-T-N-L-L, y un patrón rotatorio es aquel que va rotando por periodos y por trabajadores, de forma que al final del año, éstos trabajarán los mismos turnos. Introduciendo el número de empleados que necesitamos por turno, la calculadora automáticamente nos genera un patrón que nos garantiza el cumplimiento de esa cobertura.

- Definir necesidad.

Primero y, antes de nada, es importante tener clara nuestra necesidad. Es decir, por cada departamento tenemos que definir cuántos empleados necesitamos por turno. Para este ejemplo, la necesidad global por departamento es la siguiente:

En recepción necesitamos siempre una persona por turno (M, T y N) excepto el viernes y el sábado por la mañana que se necesitan dos personas debido a que se efectúan más check-ins a lo largo de esas dos mañanas.

En cocina para el turno de noche siempre necesitamos una persona; por la tarde, una persona hasta el miércoles y a partir del jueves dos personas; finalmente, por la mañana, los lunes y martes una persona y a partir del miércoles dos personas. Para room service tenemos las mismas necesidades que cocina, y los mismos criterios, por lo tanto, tendrán la misma planificación.

Por último, en sala se necesita siempre un barista excepto los lunes por la noche que se cierra la barra, y hace falta siempre un camarero por las mañanas y por las tardes excepto el sábado por la tarde que se necesitan dos camareros. En el siguiente apartado aparece una imagen donde hemos reflejado la necesidad por departamentos gráficamente para facilitar la comprensión del ejemplo.

- Agrupar empleados por características homogéneas.

El siguiente paso previo a ya crear los patrones es tener en cuenta las características especiales de algunos empleados para planificar. Por ejemplo, no podemos crear un patrón 24/7 y aplicarlo a un trabajador que no puede trabajar el turno de noche, para dicho empleado tendríamos que crear un patrón a parte, por ejemplo solo de mañanas, y restar esos turnos de la necesidad global para planificar el patrón de tarde y noche para los demás.

En la siguiente imagen hemos definido la necesidad global citada en el apartado anterior, y hemos creado diferentes “grupos” teniendo en cuenta las peculiaridades de cada empleado. Por ejemplo, en el caso de Recepción, tenemos dos empleados que solo pueden trabajar 30 horas semanales, por ello, para esos dos empleados se va a crear un patrón de mañanas para el cual van a rotar. Es decir, van a trabajar 4 turnos por semana y descansar 3 días. Así cubrimos las mañanas en recepción, y los descontamos de la necesidad global para obtener así el patrón 24/7 para los demás trabajadores que van a rotar generalmente los turnos de tarde y noche.

- Calcular turnos.

El penúltimo paso es calcular los patrones de turnos. Para ello vamos al menú izquierdo de aTurnos y hacemos clic en Planificador>Nueva calculadora. Lo primero que hay que rellenar son los miembros del equipo (o las horas anuales por trabajador, pero siempre es una de las dos opciones) y posteriormente rellenamos los campos de los turnos introduciendo la cantidad de empleados que necesitamos por turno y por día.

Calculamos y una vez generada la propuesta de turnos podemos modificar los turnos de un periodo a otro y  de un mismo día, para por ejemplo, intentar que los días libres sean seguidos o asegurar que después de un domingo con turno de noche el lunes no sea mañana, por ejemplo. Si queremos añadir turnos o quitar, hacemos clic en cambiar datos, y así volvemos a la primera pestaña de la calculadora y efectuamos los cambios necesarios. De esta forma podemos probar las veces que nos haga falta hasta conseguir el patrón perfecto.

Por último, guardamos el patrón con el nombre que le queremos dar, por ejemplo: Recepción mañanas. Podemos aplicarlo directamente o desde el cuadrante, en el siguiente punto lo detallamos. Para este ejemplo en total hemos creado 6 patrones para cada grupo homogéneo de empleados.

2.2 Insertar patrones de turnos.

Para aplicar un patrón hay dos formas, directamente desde la calculadora con la opción: Guardar y Aplicar, o si queremos crear primero todos los patrones y luego aplicarlos, podemos ir a patrones y en acciones escoger la opción de aplicar, o desde el cuadrante, en la barra superior al cuadrante hacemos clic en el icono de Aplicar patrones.

De una forma o de otra, la pestaña que tiene que aparecer es la de la siguiente imagen. Aquí tenemos que escoger el patrón, los compañeros (los cuales podemos filtrar por localización, categoría, etc.), si queremos que se aplique a festivos o no, la fecha de comienzo y fin, si ya tenemos turnos insertados en el cuadrante si queremos que se mantengan o queremos borrarlos para el periodo durante el cual vamos a aplicar el nuevo patrón, etc.

En el cuadrante ejemplo, podemos verificar si estamos cumpliendo las restricciones tanto globales como individuales de cada empleado, para asegurarnos de que nos se nos ha pasado ningún detalle. Por ejemplo, para nuestro caso, los dos recepcionistas a 30 horas semanales, al verificar el sistema nos avisa de que estamos saltando restricción ya que harán 32 horas semanales, pero al ser una diferencia pequeña podemos obviarla ya que posteriormente podemos reducir horas puntuales de algún turno, considerar ese plus de 2 horas como horas extra o complementarias, etc.

Finalmente, ¡insertamos patrón!

2.3 Compartir cuadrante.

Este paso es opcional, aunque entendemos que es necesario explicar. Una vez creado el cuadrante es preciso que los empleados conozcan los turnos que tendrán cada semana por su carácter rotativo. Para ello, existen dos formas, se pueden activar los trabajadores para poder acceder a la plataforma y consultar su cuadrante desde nuestra APP para teléfono móviles (o desde el ordenador), o se puede descargar en PDF y enviarlo a los empleados.

Para descargar el cuadrante hay que hacer clic en el icono de descargar en la barra superior al cuadrante de turnos. Escogemos la opción del formato que queremos, y ¡listo!