En los equipos de trabajo, uno de los pilares fundamentales para mejorar la productividad es mejorar la “comunicación interna del equipo”, la rápida difusión de las noticias consigue tener un equipo mejor adaptado al constante cambio en los procesos y flujos de trabajo en las empresas. Esta requerimiento de flexibilidad del equipo en una empresa depende mucho de que todos y cada uno de los profesionales estén informados y actualizados del estado real del entorno que rodea al equipo y al mismo equipo. Un ejemplo claro es escuchar a un compañero del equipo decir: “nadie me aviso de la nueva herramienta…” ó “si me lo hubieras dicho antes nos hubiéramos ahorrado…”.
Dentro de la generación de ese flujo de información, una de las herramientas más utilizadas en los equipos es el tablón de anuncios, especialmente en equipos que trabajan en diferentes horarios o turnos. Pero analizando la naturaleza del mismo existen diferentes problemas que surgen con el uso del mismo, como por ejemplo:
- Si alguien se encuentra de baja o en ausencia no se entera de nada respecto de las novedades en su equipo de trabajo, por lo tanto, la socialización es nula cuando el equipo se encuentra disperso o fuera del lugar de trabajo.
- Las noticias en el tablón se pueden perder y el tiempo de permanecia de la noticia depende de la decisión de cada uno (Arranca la hoja y termina la noticia)
- Existe un menor número de publicaciones por capacidad del tablón y mantenimiento del mismo
- No existe costumbre de repasar cada una de las noticas, en la mayoría de los casos se pasa de largo sin dar ni siquiera un rápido vistazo
- Un exceso de publicaciones sin interes actual, pueden haber antiguas o publicidad, lo cual dificulta las publicaciones actuales o más importantes. Siempre vemos la noticia del compañero que alquila un piso.
En este punto la ayuda de las nuevas tecnologías es clave. Las nuevas herramientas digitales ofrecen soluciones para que todos los trabajadores de un mismo equipo esten informados de una manera integra, organizada y actual, consiguiendo solucionar los problemas anteriormente descritos. Un ejemplo claro que hemos detectado y que funciona fuera del control de la empresa es el Whatsapp, esta herramienta ofrece un canal rápido de comunicación dentro del equipo, aunque el control del uso del mismo es disperso y no esta mantenido por la empresa o por un supervisor. Viendo estas necesidades, unas de las primeras herramientas que definimos en aTurnos fue el tablón de anuncios, y es sin duda una de las funcionalidades más utilizadas y valoradas.