La principal herramienta de gestión en un equipo de profesionales que trabaja a turnos es una hoja de papel. Desde que el jefe de equipo la imprime y la comparte con el equipo hasta que termina el mes ocurren muchos problemas de gestión poco productivos debido a la naturaleza de la hoja de papel.
Esta hoja se encuentra centralizada en el puesto de trabajo del supervisor o en la sala del equipo. Siendo única, y donde todos los profesionales acceden a ella de forma poco controlada. Un ejemplo claro es la hoja que adjuntamos en la imagen. Los problemas más claros que derivan del uso de la hoja como cuadrante de turnos son:
- Única y centralizada en el puesto de trabajo. Muchas veces es difícil de acceder por el equipo o supervisores de guardia.
- Todo el equipo escribe sobre la hoja y al final es prácticamente ilegible.
- No se puede auditar quien ha escrito o alterado la hoja, incluso hay equipos donde sufre un importante deterioro.
- La privacidad de datos es inexistente, cualquier persona ajena al equipo puede leer esa información si accede al lugar donde se encuentra. Como por ejemplo en el tablón de anuncios de la unidad.
- El equipo require copias de la hojas de turnos para consultarlas fuera del servicio. Estos realizan una gasto constante de papel, siendo además un cuadrante desactualizado respecto del existente en el servicio. En equipos grandes, el cuadrante require varias hojas de papel que son imprimidas repetidas veces al mes por cada trabajador. En estudios hechos por aTurnos, existen servicios donde se consumen más de 3000 impresiones mensuales.
- La única actualizada es la que se encuentra en la unidad de trabajo.
- El supervisor trabaja doble sobre el papel ya que tiene que meter todos los cambios en la herramienta de nóminas o recursos humanos.
- Ya se ha dado el caso de que desaparezca la hoja de papel, suponiendo un caos para el equipo y el supervisor.