¿Cómo se gestionan los absentismos en aTurnos?
Uno de los procesos que más tiempo conllevan por parte de la dirección de una PYME, del departamento de RRHH de una gran empresa o de los supervisores de equipos de trabajo, es la gestión de las ausencias de los trabajadores en su puesto de trabajo y los efectos que implican dentro de la actividad de la empresa.
En aTurnos disponemos de una serie de funciones que facilitarán el control de absentismos, ya sean planificados o no previamente, debido a situaciones no previstas dentro de la operativa diaria (absentismos justificados, no productivos o no justificados) o por razones de petición de permisos (remunerados o no) de los trabajadores, los cuales están recogidos en los convenios colectivos aplicables a cada trabajador.
Antes de empezar a explicar el funcionamiento de todo el proceso y las diferentes formas de llevar a cabo su gestión, debemos establecer una serie de variables básicas.
Definir los tipos de absentismo
El primer paso para la gestión de la operativa de absentismos, es la creación de los distintos tipos de absentismo que afectan a los trabajadores. Para ello, debemos acceder al menú Planificador>Tipos de turno>Absentismos (ver Tipos de absentismo). Desde la opción de "Crear", añadiremos o crearemos un nuevo absentismo. Por defecto, en todos los equipos habrá dos tipos creados: Absentismo Justificado y Absentismo no justificado.
Para diferenciar cada tipo de absentismo hay cuatro variables esenciales:
- Descripción: nombre con el que se identifica al absentismo (ejemplo: Visita Médica).
- Abreviatura: representación en un máximo de 4 caracteres del absentismo (ejemplo: VM).
- Tipo: si es justificado, si es no productivo o si es no justificado (dependerá de la política de cada empresa o de lo que se recoja dentro de los convenios colectivos).
- Tipo de absentismo, si es una ausencia de trabajo que afecta a la totalidad de un turno (Total), si solo puede afectar a una parte de tiempo de un turno de trabajo (Temporal) o si puede afectar a todo o parte de un turno (Ambos).
Además de estas variables, se puede establecer si el absentismo solo puede ser aplicado o solicitado por un rol mínimo (ver Roles de usuario). También se puede activar la opción de que el absentismo que tenga carácter de permiso retribuido o por compensación de horas de trabajo, pueda ser solicitado por una petición por los trabajadores (ver Petición y proceso de Peticiones y cambios).
Definir las restricciones al aplicar absentismos
Para tener un mayor control sobre el proceso de los absentismos, como por ejemplo, que no se sobrepasen los días de libre disposición permitidos por convenio, en aTurnos existen las restricciones laborales. Las restricciones pueden ser aplicables a todo un equipo de trabajo o a nivel individual a un trabajador. De la misma forma, pueden afectar a un único tipo de absentismo que hayamos creado, añadiendo una restricción por cada tipo.
Cada vez que vayamos a planificar un absentismo en el cuadrante, el sistema comprobará si se incumple o no las restricciones que afectan al tipo de absentismo; en caso de incumplirlas nos alertará sobre ello con un mensaje, teniendo dos opciones: si es una restricción flexible, permitir de forma deseable que se añada el evento, o si en caso contrario, que por obligado cumplimiento no se pueda extralimitar en añadirse ese tipo de absentismo. Ocurrirá con el mismo sistema en el caso de aprobar permisos, si estos incumplen una restricción, aTurnos alertará sobre ello antes de aprobar la solicitud de la petición.
A continuación, te mostramos las restricciones que pueden afectar por contingencia de permisos (ver restricciones por contingencia de permisos) en la operativa de los absentismos en una planificación de equipos de trabajo:
- Antes comentábamos la necesidad por ejemplo de controlar el número total de días de libre disposición bien sea por acuerdo entre las partes, contrato o convenio colectivo, con esta restricción “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año”, podemos impedir que se sobrepasen cuando son solicitados por un trabajador. En el valor de la restricción hay que indicar el número máximo de veces que no queremos que se supere al año, posteriormente indicar sobre qué tipo de absentismo queremos que se aplique.
- Cada permiso puede tener una duración límite de días por cada hecho causante que se produzca, por ejemplo, el nacimiento de un hijo, siendo este absentismo de al menos dos días naturales consecutivos. Para que no se pueda sobrepasar ese límite, existe la restricción “No tener más de X absentismos totales seguidos”. Indicando en el valor de la restricción, el límite de días consecutivos por el tipo de absentismo que le indiquemos que se aplique.
- Aquellos trabajadores que por designación de sus compañeros ostentan la representación legal de los mismos, suelen desempeñar una serie de funciones que pueden conllevar horas dentro de la jornada laboral. Estas horas pueden ser controladas con la restricción “Máximo de horas de un tipo de absentismo al año”, indicando en el valor de la restricción el número de horas al año que no se pueden sobrepasar al aplicar el tipo de absentismo que hayamos definido. Esta restricción se puede limitar también al mes mediante “Máximo de horas de un tipo de absentismo al mes”.
- En algunas empresas los festivos trabajados generan la posibilidad de ser compensados por permisos especiales, ya sean por acuerdo entre las partes, contrato o convenio colectivo. Con el objetivo de controlar que no excedan esos permisos durante la vigencia del periodo contractual del trabajador, existe la restricción “Máximo de tipo de absentismo al año que no supere los festivos trabajados en el periodo”, en el que tenemos que indicar el tipo de absentismo que queremos relacionar con el número de festivos trabajados. De la misma forma, existe la posibilidad de que se controle que no se supere un número de tipo de absentismos al compararlo con los festivos (trabajados o no), en esta ocasión sería mediante la restricción “Máximo de tipo de absentismo al año que no supere los festivos en el periodo del trabajador”.
- En ocasiones, por necesidades de producción o del servicio de las empresas, los trabajadores realizan horas por encima del horario del turno (ver Listado de tipos de turno) de su jornada de trabajo. Estas horas de más (normales, extras o complementarias) pueden ser retribuidas económicamente o por el contrario como nos indica el Estatuto de los Trabajadores en su art. 35.1 “se compensarán por tiempos equivalentes de descanso retribuido”, siendo horas a compensar de más (ver Tipos de horas). También se puede dar el caso (ver Permiso retribuido recuperable) que por razones de fuerza mayor (averías, razones de higiene y salud, etc.) esas horas tengan que ser recuperadas en el futuro, siendo horas a compensar de menos. Estos dos casos se gestionan mediante la restricción “Las horas totales de un tipo de absentismo X tienen que ser menor a un tipo de hora Y” indicando el tipo de absentismo y el tipo de hora al que se deben comparar para su compensación. Las horas añadidas nunca podrán ser más que las añadidas por el tipo de absentismo.
- Es posible que un trabajador por realizar un tipo de turno (ver Listado de tipos de turno), por ejemplo, una guardia, pueda obtener un permiso retribuido de día libre que poder solicitar por una petición. Para controlar que por cada turno de guardia no se supere ese tipo de absentismo a lo largo del año, sin haberse generado ese derecho, existe la restricción “No permitir superar el total de un tipo de absentismo de un total de turnos planificados de un tipo de turno al año”. Se tiene que indicar el tipo de turno y el tipo de absentismo que se tiene que comparar para que no se superen los días de permisos.
Aplicar tipos de absentismos
En aTurnos hay varias formas de aplicar los absentismos al cuadrante dentro de la planificación de los equipos de trabajo. La operativa del proceso está clasificada en función de las siguientes situaciones:
a) Aplicar un tipo de absentismo en días concretos
En el caso de que se vaya añadir un tipo de absentismo concreto a un día determinado, el proceso se realizaría en el Cuadrante. Mediante las herramientas del Menú de la operativa del turno, se puede aplicar un absentismo teniendo la opción de elegir por un tipo de absentismo total (afecta a la totalidad del turno planificado), un tipo de absentismo temporal (afecta a unas horas del total del turno) o un nuevo periodo de absentismo (indicando solo un día) eligiendo entre todos los creados en el listado de tipos de absentismo (teniendo en cuenta de que según la configuración, algunos pueden ser totales, temporales o ambos).
También es posible desde el Menú de la planificación del día, planificar a todos los trabajadores (o utilizando el filtro, aquellos que visualicemos filtrados) un tipo de absentismo temporal en ese día.
b) Aplicar un tipo de absentismo en más de un día
Cuando la duración del tiempo total del tipo de absentismo afecte a más de un día de forma consecutiva (por ejemplo, una IT o permiso de maternidad), existen dos formas de añadirse. La primera es aplicando al trabajador a partir de un día determinado desde el Menú de la operativa del turno, un absentismo entre fechas, indicando una fecha inicio, teniendo la opción de cerrar el absentismo con una fecha fin del tipo de absentismo seleccionado o dejarlo abierto de forma permanente. El otro modal es por medio de un nuevo periodo de absentismo, de igual forma se tiene que indicar una fecha de inicio, así como una fecha fin si sabe la finalización del periodo, pero este modo tiene la particularidad de que el periodo aparecerá rellenado en azul en el cuadrante del trabajador afectado. Los periodos de absentismo se aplican en aTurnos principalmente para las Incapacidades Temporales (IT), ya que se puede indicar en posteriores nuevos periodos si se deben o no a una recaída.
c) Aplicar absentismos por medio de peticiones de permisos
Como hemos comentado, los permisos retribuidos o no que se establecen por acuerdo de las partes, contrato o convenio colectivo, se definen como tipos de absentismo y que éstos pueden ser solicitados por los trabajadores desde la herramienta de peticiones. Los trabajadores pueden solicitar ciertos permisos (según la configuración de petición del tipo de absentismo) desde el cuadrante o mediante el menú de Peticiones y cambios. Los administradores según el rol establecido (ver Roles de usuario) podrán aprobar las peticiones pendientes solicitadas por los trabajadores dependiendo del flujo de aprobación configurado para las peticiones (ver configuración de flujos de cambios y peticiones). Una vez son aprobadas por el administrador, se añadirán a la planificación del cuadrante del trabajador.
d) Aplicar absentismos mediante ajustes del Control de Presencia
En aTurnos contamos con el módulo de Control de Presencia inspeccionar el registro horario de los trabajadores en cumplimiento con la legislación laboral vigente (ver El registro diario de la jornada ya es obligatorio). Esta funcionalidad permite que aquellos lapsos de tiempo donde se produce una ausencia en el control de presencia en comparación con la planificación del turno, puedan ser ajustados con un tipo de absentismo (ver Ajustes de marcajes).
e) Aplicar absentismos desde una importación de ficheros o integración
El sistema de aTurnos nos permite que los periodos de absentismos puedan ser importados desde un fichero de Excel (ver Importación de periodos de absentismo).
En el caso de disponer de un sistema externo de gestión de personal y nóminas, este puede integrarse en aTurnos de un modo fácil y sencillo a través de nuestra API (ver Nueva Api Restful de integración). De esta forma el sistema externo cargaría automáticamente los periodos de absentismo sin necesidad de una aprobación dentro de aTurnos.
Comprobar reportes estadísticos y restricciones de absentismos
Dentro de la funcionalidad para controlar la operativa de absentismo, aTurnos dispone de un apartado estadístico donde se recogen todos los datos sobre absentismos (ver Estadísticas). Además de la estadísticas, otro modo de comprobar que se realizando una eficiente y correcta gestión de los absentismos, se puede comprobar que no se están sobrepasando los límites en cuanto a los tipos de absentismos aplicados en el cuadrante (ver Comprobación de restricciones).