Importación de documentos Excel/CSV para planificar
Desde aTurnos, el proceso de importación de documentos resulta muy sencillo y rápido. Cabe destacar que hay distintos tipos de importaciones, pero en este artículo sólo se va a hacer referencia a aquellas que tienen referencia con la planificación de jornada laboral.
Configuración para Importaciones de planificación (Excel/CSV)
Previamente, es necesario que se realice una Configuración dentro del equipo donde se quieren volcar los datos del fichero a la cual se accede desde el Inicio>Administrar>Importar/Exportar>Configuración. Por defecto, aTurnos tiene una configuración inicial.
El formato de importación por un lado mediante un separador CSV, y el formato de fecha que será el siguiente y el más recomendado: “dd/mm/aaaa”.
Una vez configurado el equipo, es importante que se tengan en cuenta dos factores muy importantes que son los trabajadores y los turnos antes de comenzar el proceso de planificación. Se pueden importar diferentes ficheros con datos relacionados solo con los trabajadores, solo con los turnos o con ambos en el mismo fichero.
A continuación, se explica brevemente el orden recomendado para generar una planificación de los trabajadores de un equipo mediante importaciones de Excel/CSV.
Pasos básicos para la importación de conceptos de planificación
- Importación de trabajadores. Consiste en insertar y dar de alta a los trabajadores del equipo en Trabajadores>Listado de trabajadores. Este proceso puede realizarse con dos tipos de Excel: Importar alta de trabajadores con datos básico e Importar alta de trabajadores con datos avanzados.
- Importación de tipos de turno, absentismos y vacaciones. Previamente hay que crear los tipos de turno desde el Planificador>Tipos de turno, así como los absentismos. Para más información sobre cómo crear los tipos de turno y absentismos, haz clic en el siguiente enlace: Crear tipos de turnos y tipos de absentismos. Una vez creados, se pueden importar de la siguiente manera: Importar planificación (tipos de turno, absentismos y vacaciones)
- Importación de patrones de turno. Al igual que los turnos, antes de importarlos hay que crear los distintos patrones de turno desde Planificador>Patrones de turno de la siguiente manera: Crear patrones de turnos. Con estos patrones de turnos el administrador puede planificar turnos a los trabajadores aplicando directamente los patrones desde la función aplicar patrones dentro del equipo. El proceso de importación de los patrones de turnos es el siguiente: Importar patrones de turnos
- Importación de días festivos. En este paso se insertan los días festivos del calendario laboral del equipo. A continuación, explicamos con más detalle cómo es el proceso: Importar días festivos
- Importación de localizaciones. Previamente, se crean las localizaciones en Administrar>Localizaciones de la siguiente manera Crear localizaciones, para posteriormente poder importarlas siguiendo estos pasos: Importar localizaciones
- Importación de tipos de horas. Existen distintos tipos de horas como las normales, extras y complementarias. Al igual que los datos anteriores, previamente han de ser creadas en Tipos de Turnos>Acciones>Crear tipos de horas. El proceso más detallado es el siguiente: Crear tipos de horas. Una vez creadas, el proceso de importación es el siguiente: Importar horas (normales, extraordinarias y complementarias)
- Importación de marcajes. Los marcajes hacen referencia a los marcajes de entrada y salida del Control de Presencia. Esta función se usa cuando queremos insertar marcajes de meses anteriores o bien trasladarlos a aTurnos. Se accede desde el Inicio>Control de Presencia>Mis marcajes y desde ahí se podrán importar. Para más información sobre el proceso de importación de los marcajes haz clic en el siguiente enlace: Importar marcajes
Asociar campos para la importación
Hay que tener en cuenta que una vez seleccionados los datos que deseamos importar, en el siguiente paso se tienen que asociar los campos de los archivos con sus respectivas variables. En aTurnos, contamos con distintos tipos de plantillas que se pueden usar para una correcta importación mediante archivos de Excel.
Para más información puede acceder a nuestra Guía De Importación De Documentos Excel/CSV Para Planificar. ¡Esperemos que les haya servido de ayuda y el proceso resulte mucho más sencillo de realizar!