KPIs en RRHH: indicadores clave que no debes olvidar

En toda empresa debe existir una medición de resultados ya que es un paso imprescindible que se debe llevar a cabo para que la empresa evolucione y crezca en el mercado. Esta medición es muy habitual en departamentos como ventas, comercial o marketing, pero cada vez se ha expandido más su uso a todas las áreas de la empresa y se ha vuelto una herramienta esencial en recursos humanos. A continuación, vamos a ver qué son los KPIs y cómo establecerlos en el área de RRHH.

¿Qué son los KPIs y por qué son importantes?

Un KPI (Key Performance Indicator) es una unidad de medida que se utiliza para conocer el rendimiento de alguna actividad o acción en concreto. El objetivo de utilizar estos indicadores es conocer los resultados de diversas estrategias o procesos y si se ha logrado el objetivo esperado. Gracias a los KPIs, el departamento de recursos humanos podrá detectar debilidades, fortalezas, éxitos y fracasos para conocer en profundidad los resultados y con ello plantear nuevas estrategias.

Estos indicadores son claves para alcanzar el objetivo deseado ya que estudian la efectividad de los procesos que se llevan a cabo en el área de RRHH (reclutamiento, formación, satisfacción del empleado, etc.) y nos permiten ir estableciendo las acciones más adecuadas para alcanzar la meta establecida. Cabe destacar que cualquier indicador KPI debe cumplir los objetivos SMART, es decir, tienen que ser medibles, alcanzables, específicos, relevantes y temporales.

¿Cómo establecer un KPI en RRHH?

Debido a la importancia que tienen estos factores en las empresas, es necesario llevar a cabo un buen proceso para poder establecerlos en el área de recursos humanos de la mejor forma posible. Empezando por el control y siguiendo por la agilidad y rapidez en el proceso no hay que dejar de lado la disminución de los costes gracias a la optimización de los recursos.

Las acciones necesarias para establecer un KPI de forma correcta y eficaz y así conseguir la mayor satisfacción de los clientes son las siguientes:

1. Determinar cuáles son las necesidades y objetivos, así como las preguntas que hay que resolver con las métricas.
2. Establecer una estrategia adecuada y el plan inicial. Hay que tener en cuenta que cuantos más KPIs se asignen, mayor será el proceso posterior en cuanto a la recopilación de datos y sobre todo a la hora de la interpretación de los mismos.
3. Recopilación de datos requeridos (demográficos, financieros, etc) y definir la información necesaria para las métricas seleccionadas. Es necesario realizar una descripción acerca de los clientes, la tecnología, etc.
4. Analizar los datos y la medición de los mismos y definir su posterior procesamiento.
5. Diseño y desarrollo de los indicadores principales.
6. Verificación e implementación de los KPIs si todo está correcto. Asegurarse de que todos los del equipo entienden cada uno de los KPIs seleccionados.
7. Revisión a largo plazo de los mismos, ver el impacto que tienen y que se están cumpliendo los objetivos marcados en el proceso inicial. Si no es así, se procede a cambiar y modificar tanto la estrategia como los indicadores.

Los 8 KPIs principales que debes tener en cuenta

1. Índice de rotación del personal: hace referencia al tiempo que un trabajador permanece de media en la compañía. Una rotación muy elevada supone un gran coste para la empresa en cuanto a procesos de reclutamiento. Lo ideal es que este valor sea menor al 5%. 
2. Tasa de absentismo laboral: tiene en cuenta todo tipo de ausencias ya sean justificadas o no y se calcula el porcentaje de horas que no se llegan a cumplir. Esta métrica ayuda al departamento de RRHH a predecir las bajas en el equipo o detectar problemas de funcionamiento en la compañía. 
3. Tiempo medio de contratación: es el tiempo que transcurre desde que se publica una oferta de empleo hasta que un nuevo trabajador se incorpora al puesto. Cuanto menor sea esta cifra, mejor. Para llevar un buen seguimiento de esta métrica, lo ideal es implantar un ATS que es un software que actúa como base de datos de currículums automatizado y seguimiento de candidatos para que las empresas puedan organizarlos y filtrarlos para encontrar al perfecto. 
4. Nivel de satisfacción de los empleados y clima laboral: es necesario preguntarse si los empleados se encuentran motivados en sus tareas, si el ambiente de la empresa es el correcto, etc. Para ello, es necesario realizar encuestas y comprobar los resultados obtenidos para detectar problemas e introducir mejoras.
5. Retención de talento: está muy unida a la rotación laboral ya que hace referencia a la situación de estabilidad de la organización. Se calcula comparando el número de trabajadores que se unieron en la empresa en un tiempo determinado vs los que permanecieron. Si se consigue retener a los empleados es una señal de estabilidad laboral de la empresa. Además del coste de perder a un empleado, la fuga de talento implica tiempo para reclutar a una nueva persona y formarla. 
6. Accidentalidad laboral: permite conocer si las medidas de prevención de riesgos laborales se están implementando correctamente y si son efectivas. Se corresponde con el número total de accidentes con lesiones por cada millón de horas trabajadas menos los trabajadores expuestos al riesgo. El objetivo de toda empresa es alcanzar el 0% en lo que a accidentes laborales se refiere. Si no es así, hay que determinar las causas de los mismos para intentar reducirlos lo antes posible.
7. Coste medio de contratación: gracias a este KPI se determina cuánto se ha invertido para obtener los recursos necesarios para incorporar un nuevo empleado a la empresa. Para calcularlo, hay que tener en cuenta los costes de reclutamiento (publicidad, comunicación, coste del tiempo invertido, etc.) y costes de capacitación (formación, herramientas necesarias, etc.).
8. Tiempo para alcanzar los objetivos: gracias a este indicador, el equipo de recursos humanos conocerá la eficacia de la fuerza de ventas.

¿Cómo determinar los KPIs desde aTurnos?

Desde aTurnos hay una forma para poder gestionar de manera rápida y sencilla la tasa de absentismo laboral y bajas de los trabajadores. Para conocer el motivo de los absentismos, en primer lugar hay que preguntarse sus causas. Un absentismo es una ausencia o abandono del puesto de trabajo durante las horas planificadas como un turno de trabajo en su cuadrante. En aTurnos contamos con varios tipos de absentismos: totales, temporales, justificados, no justificados, excedencias, etc. Para más información, puedes consultar el siguiente enlace: Causas y gestión de los absentismos y bajas laborales.

Por otro lado, para incrementar la tasa de satisfacción de los empleados, en aTurnos creamos una serie de “empoderamiento del empleado”, de tal manera que se permite al empleado fomentar su productividad y elevar su rendimiento para que se sientan motivados y cómodos dentro de la organización. Algunas de estas actividades que les ofrecemos son: permitir que realicen modificaciones y cambios en su planificación de forma controlada, peticiones, registro de preferencias horarias, registro de inicio y fin de la jornada laboral, seleccionar descansos individuales. Además contamos con una APP del trabajador que permitirá al empleado realizar numerosas funciones de forma cómoda y eficaz.

Por último, para determinar el coste medio de contratación, en aTurnos contamos con un Módulo de Costes donde gracias al coste por usuario se pueden configurar costes directamente relacionados a un usuario del equipo: activar coste por usuario, salario bruto anual, coste de la SS, coste por nocturnidad, etc.