¿Cómo organizar eventos empresariales?
Ahora que se acercan las fiestas y comienza un nuevo año llegan los eventos más esperados del año, ya sea por la celebración de los logros conseguidos durante todo el año, por la cultura de la empresa o por algún objetivo específico. Con ello, son muchas las preguntas que surgen para organizarlos, desde por dónde empezar hasta cómo comunicarlo. Para ello, os traemos una guía para organizar un evento empresarial, las ventajas y consejos básicos.
¿Por qué hacer un evento de empresa?
La organización de eventos empresariales fomenta el empoderamiento del empleado, ya que se muestra la importancia de los trabajadores y es una forma de que el equipo se junte combinando lo laboral con el ocio y de esta manera motivarlos y mejorar el clima laboral de forma atractiva. Además, es un buen punto de partida para reconocer los éxitos y logros de la empresa y de esta forma premiar al equipo por el buen trabajo.
A su vez, resulta una buena oportunidad para reforzar la identidad corporativa y establecer relaciones comerciales. Otra de las ventajas que supone organizar un evento empresarial es desarrollar las relaciones con grandes estrellas del sector y ampliar la red de contactos así como practicar el networking, es decir, obtener reconocimiento, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.
Por otro lado, para que un evento empresarial sea efectivo, organizarlo resulta un reto muy importante, ya que conseguir los objetivos marcados no es fácil, así como generar contenido con valor añadido y ofrecer una imagen de marca positiva. Además, hay que controlar el presupuesto y los recursos con los que la empresa cuenta para lograr un retorno de la inversión positivo.
Tipos de eventos para empresas
Según los objetivos, el mensaje y el presupuesto del evento se pueden distinguir varios tipos de eventos para empresas:
- Eventos internos: son los dirigidos hacia el equipo y trabajadores de la empresa, como por ejemplo las cenas de navidad y días especiales o celebraciones de éxitos empresariales. Con ello, se valora y se motiva a todos los empleados, se da información relacionada con la empresa, se comunican novedades, etc.
- Eventos externos: aquí englobamos los eventos los cuales son dirigidos hacia los clientes, es decir, gente no involucrada con la empresa. El objetivo principal de este tipo de eventos es dar a conocer la empresa, aumentar la notoriedad y comunicar la imagen de marca, entre otros.
- Ferias, conferencias, seminarios: en estos tipos de eventos externos suelen reunirse profesionales de un mismo sector, donde se pueden mostrar, exponer y promocionar los productos y servicios de la organización a un grupo muy numeroso de empresas, así como interactuar con los asistentes del evento y formales educativamente.
Cabe destacar que gracias al desarrollo de la tecnología, muchos de los eventos se realizan de manera telemática mediante videoconferencias o webinars, que consisten en actividades formativas y se tratan novedades y temas que pueden ser de gran ayuda para profesionales del sector.
Consejos y tips básicos a la hora de organizar eventos
La gestión del tiempo es un factor fundamental a la hora de organizar eventos, es decir, hay que priorizar los aspectos más importantes y aprovecharlos de la mejor forma posible para alcanzar los objetivos. En el caso de que se quiera realizar lead magnet o hacer algún gifting a los participantes del evento, hay que asegurarse de que sea atractivo y relevante para el negocio y que tenga el logotipo y mensaje que la empresa desea transmitir con ese evento.
En cuanto a los eventos internos, es necesario llevar a cabo acciones que den empoderamiento al empleado y así enfocarse en sus prioridades por lo que la gestión de empleados también resulta un elemento clave. Con aTurnos, los trabajadores pueden pedir peticiones en función de sus necesidades laborales; de esta manera, su rendimiento y productividad mejorarán. Si quieres más consejos, aquí puedes descargar nuestra guía completa con todos los pasos a seguir para organizar un evento de forma fácil y eficaz.
Pasos para organizar tu evento de negocios
El plan de acción para la organización de eventos empresariales resulta muy importante, ya que un evento bien organizado tiene éxito asegurado. A continuación, te adjuntamos una guía con los pasos básicos a seguir para organizar eficazmente un evento de empresa donde también podrás descargarte nuestra checklist de acciones para empoderar a los trabajadores:
Comunicación del evento empresarial
Los eventos de empresa son una potente herramienta de comunicación de tal forma que se genere interés por parte del público objetivo. A la hora de comunicar el evento, es necesario establecer un calendario para realizar acciones previas que informen a los usuarios potenciales, durante el evento para tener un seguimiento del mismo y sobre todo una vez finalizado de tal forma que se muestre todo el proceso y resumen del evento para futuros.
Es necesario establecer los canales adecuados y transmitir el mensaje de la mejor forma posible en cada uno de ellos manteniendo la coherencia del lenguaje. En el caso de que se trate de plazas limitadas, pide confirmación de los asistentes días antes del evento. En el caso de que se trate de un evento interno, se le comunicará de la misma forma a todos los empleados, teniendo en cuenta sus intereses.
Los canales de comunicación más efectivos a la hora de difundir los eventos son: las redes sociales, marketing de contenidos, email marketing, web y formatos físicos como cartelería y/o folletos en papel.
El marketing experiencial también se ha vuelto un factor clave a la hora de realizar eventos, puesto que ofrece al usuario una experiencia sorprendente que puede ser más atractiva para los asistentes del evento.
Eventos en aTurnos
A lo largo de la trayectoria de aTurnos, se han celebrado numerosos eventos empresariales, tanto internos como externos. Cabe destacar que la pandemia redujo la oportunidad de asistir a eventos de forma presencial, pero los últimos años se han realizado dos webinars en aTurnos de forma telemática: uno de transporte y reparto y otro para el sector sanitario. Ambos tuvieron mucho éxito, por lo que próximamente se organizará otro webinar de retail donde se comentarán los principales problemas que surgen en el sector y cómo llevar a cabo una planificación óptima. Además, tenemos dos podcast disponibles en todas las plataformas sobre el empoderamiento del empleado y los pros y contras de la jornada laboral de 4 días.
Hace aproximadamente un par de meses, tuvimos la oportunidad de asistir al Congreso Factor Humano, donde pudimos realizar actividades de networking de la mano del Grupo Spec y relacionarnos con otros muchos profesionales y expertos de recursos humanos.
En cuanto a eventos internos del equipo, este verano nos reunimos todos los aTurner@s para dar la bienvenida al verano, así como todas las Navidades para despedir el año celebrando todos los logros alcanzados y cumplidos. Además, estos eventos siempre los acompañamos de actividades, como por ejemplo los karts donde el año pasado pudimos pasar un buen rato todos juntos y vivir una experiencia divertida fuera de lo laboral.
