Planificación de tareas y gestión del tiempo de trabajo

¿Cómo organizar mis tareas en el trabajo priorizando las más importantes pero sin dejarme nada? ¿Cómo asignar las tareas a mis empleados para cumplir los objetivos en plazo? ¿Cómo gestionar el tiempo y planificar las tareas automáticamente de la forma más óptima posible? Si alguna vez te has planteado alguna de estas preguntas, aquí te traemos la respuesta y la solución perfecta para ellas.

¿En qué consiste la gestión y planificación de tareas y por qué es tan importante el proceso?

La gestión de tareas se ha convertido en una vía rápida y práctica para organizar las actividades que debe realizar un equipo de trabajo. Para llevar un control de tareas en una empresa, es necesario disponer de un programa adecuado para asignar tareas a los empleados. En este contexto, la capacidad de gestionar tareas es muy valorada en las empresas, es decir, tener una herramienta como organizadora de tareas o gestión de las mismas simplifica los procesos de trabajo, los hace más transparentes y sobre todo controla y analiza la ejecución de ellas y su evolución.

Por otro lado, la planificación es un aspecto fundamental en nuestras vidas, tanto la planificación diaria como la planificación de tareas en el ámbito profesional, por tanto, es importante tener un software apropiado para llevarla a cabo y, de esta manera, conseguir gestionar el tiempo. 

Un gestor de tareas es aquel programa o herramienta de gestión que permite gestionar y centralizar las tareas y asegurar su finalización en el tiempo y momento definido. Pero no es solo importante conseguir un buen control de las tareas, sino que es necesario también previamente la definición de responsabilidades y asignar a cada empleado las tareas correspondientes para una ejecución efectiva.

aTurnos como el organizador manual y automático de tareas y gestión del tiempo

Para aumentar la eficiencia y productividad, es necesario que las empresas organicen el tiempo y gestionen las tareas de la forma más adecuada posible, asignando de forma correcta y controlada las tareas a cada empleado según su disponibilidad, departamento o sección, horario planificado y especialidad. También existen organizadores de tareas digitales, los cuales siempre han sido muy relevantes. Sin embargo, al potenciar el teletrabajo, muchas empresas han sentido la necesidad de contar con una herramienta de gestión de tareas online. 

A partir de aquí pueden surgir muchas preguntas: ¿Cuáles son las características más importantes para un buen control de tareas? ¿En que debería fijarse al elegir una herramienta de gestión de tareas en primer lugar? Con aTurnos, podrás beneficiarte de todas estas características:

1. Facilidad de uso: aTurnos es una herramienta muy intuitiva a la hora de crear y asignar tareas. Con tan sólo un clic, se podrá informar la tarea indicando el tiempo dedicado, fecha que se ha realizado, comentarios, descripción de la tarea, cantidad de empleados, ubicación, etc. Además también contamos con un manual de tareas para información más detallada sobre todo el proceso.
2. Tareas en tiempo real: Los trabajadores informan de las tareas realizadas en su jornada laboral diarias ajustadas a su planificación. Además se pueden visualizar las tareas en tiempo real para no perder de vista ningún detalle.
3. Notificaciones: las notificaciones automáticas ayudan a estar bien informado de todas las tareas y sus estados y no distraerse del trabajo, verificando el estado de cada tarea. Con aTurnos obtendrás las notificaciones diarias y en tiempo real.
4. Procesos automáticos: aTurnos organiza los servicios de tu empresa para que los clientes puedan solicitar ser atendidos para una determinada actividad y crea tareas para atender estos servicios de forma automática. También nos encargamos de la organización de tareas automáticamente según la cantidad y necesidades (por ejemplo, en una empresa de fabricación se reparten de forma automática las tareas según la cantidad que se necesite fabricar) según el proceso definido y el horario de los empleados previamente planificado. 
5. Asignación de tareas y empleados y gestión de la carga de trabajo: asigna a tus trabajadores las diferentes actividades en tu empresa. Contamos con un proceso de gestión de colas en el que conforme los clientes van pidiendo citas, el sistema reserva slots de tiempo (de acuerdo a la configuración de la cola) al puesto que tiene asignada la función (o especialidad) de la cita. De esta manera, se informará sobre el registro del tiempo dedicado a las tareas, de tal fin que ninguno de ellos esté sobrecargado o inactivo. Por otro lado, también se gestiona el proceso de las tareas a realizar y en función de la carga de cada uno de los trabajadores (y la necesidad de producción, fabricación, etc), se le asignará a cada uno una tarea u otra.
6. Estadísticas y reportes de tareas: en este caso, en aTurnos los administradores de los equipos tienen acceso a todas las estadísticas que generan estos informes. En dichas estadísticas, se podrá obtener un conjunto de datos sobre las tareas imputadas que permitirá un análisis de estas sin restricción alguna, así como reportes de las tareas según el tipo de especialidad, por localización (secciones, departamentos, etc). Las estadísticas disponibles corresponden al balance de tareas realizadas en un periodo de tiempo y, a las tareas diarias realizadas. Con estos dos reportes (pueden descargarse en diferentes formatos) se podrá controlar si se ha realizado bien las imputaciones o falta algo por imputar.
7. Variedad de formas para la visualización: No sólo a través de nuestra web, si no que también gracias a nuestra APP, podrás crear y asignar cualquier tarea en caso de ser administrador o ver las tareas y actividades pendientes a realizar si eres trabajador, así como iniciar y finalizar tareas, estés donde estés y en cualquier momento.

En conclusión, hay que fijarse en funciones que permitan asignar prioridades y responsabilidades a cada empleado según sus conocimientos y skills, establecer conexiones, agregar descripciones, indicar la fecha prevista en función de los objetivos y necesidades y ordenar tareas con la estructura de trabajo para poder mantener el control sobre su progreso y evaluación continuada.