¿Cómo evitar conflictos y problemas en la gestión de vacaciones de los empleados?

Con vistas al verano de 2023, llega una de las tareas más complicadas para los recursos humanos a la hora de planificar y gestionar las vacaciones de los trabajadores y llega la pregunta más esperada: ¿cómo organizar las vacaciones de los empleados de forma rápida y sencilla sin quebraderos de cabeza, garantizando la cobertura de puestos y de forma justa para no crear conflictos con los empleados?

A nuestro parecer, la mejor solución es implantar un software de gestión de vacaciones, sobre todo si el número de empleados de la empresa es superior a unos 10 trabajadores. En este caso, aTurnos es uno de los planificadores de vacaciones de los empleados más avanzados, ya que los procesos están automatizados y puedes organizar las vacaciones de forma eficiente.

Por otro lado, la importancia del control de vacaciones es fundamental para que no disminuya la productividad en la organización ni los trabajadores se encuentren en situaciones de estrés o ansiedad pudiendo realizar la actividad laboral de forma óptima y con éxito.

Hay muchos conflictos que surgen a la hora de organizar las vacaciones de los empleados, pero algunos de los más importantes son: 

1. ¿Cómo evitar el solapamiento de vacaciones en el mismo periodo?
2. ¿Cómo planificar de forma automática las vacaciones de los empleados?
3. ¿Cómo saber cuántas vacaciones le corresponden a cada trabajador?
4. ¿Cuál es el saldo vacacional del que dispone cada empleado para solicitar sus vacaciones de verano?

Algunas de las soluciones y consejos para afrontar los desafíos a la hora de planificar las vacaciones de los empleados son los siguientes:

1. Abrir plazos concretos y cerrados para que los empleados puedan solicitar las vacaciones que deseen (en función del convenio), y por tanto, el trabajador que antes las solicite, es al que se le asignan.
2. Asignar las vacaciones por antigüedad en la empresa, donde los trabajadores que más tiempo lleven en la organización son los que tendrán preferencia a la hora de solicitar sus vacaciones durante este año solamente. De esta manera se compensará y motivará a los empleados más antiguos y se les ofrecerán incentivos como estos.
3. Aplicar un sistema rotativo de forma que todos los trabajadores tengan la oportunidad de ser los primeros en elegir las vacaciones de una forma justa y coherente.
4. Automatizar los procesos de gestión de vacaciones, gracias a un software de recursos humanos que realice las tareas como un planificador de vacaciones. En este caso, aTurnos cuenta con un módulo de Planificación Automática, que realiza una asignación automática una vez identificado el tipo de convenio, teniendo en cuenta las restricciones tanto a nivel individual (de cada empleado) como general. 
5. Poder visualizar en todo momento el saldo vacacional de cada empleado desde su cuadrante de turnos y/o desde su perfil. En función del contrato de cada trabajador y el convenio de cada empresa, corresponderá una serie de vacaciones que desde aTurnos podrás configurar fácilmente y ver la disponibilidad de los trabajadores en todo momento.
6. Permitir el acceso a la información para que los empleados puedan ver su calendario con los turnos y vacaciones correspondientes. Desde el cuadrante de aTurnos, se pueden visualizar fácilmente y solicitar peticiones en función de sus necesidades.
7. Aplicación de gestión de vacaciones. En este caso, es necesario proporcionar a tus empleados una app para gestionar las vacaciones con acceso las 24 horas del día para estar informados de las novedades, ver sus cuadrantes, etc. Esto optimizará la gestión de los trabajadores y de los mandos. Desde aTurnos, contamos con la app gratuita disponible para iOS y Android. 
8. Programar las vacaciones con el tiempo necesario. Esto implica que no es recomendable programar las vacaciones con demasiada antelación ni tampoco con el tiempo justo. En este caso, hay que planificar los periodos de vacaciones adaptados a las necesidades y preferencias de los empleados.

Plantilla de planificación y gestión de vacaciones en Excel

A continuación os traemos una plantilla de control para la gestión de vacaciones de empleados con excel, cuyo objetivo es ayudar al equipo de RRHH para planificar de la forma más eficiente posible y sobre todo, mejorando la experiencia del empleado durante el proceso. Este tipo de plantillas, es buena solución en el caso de pequeñas empresas, ya que las funciones son muy reducidas y las ventajas no son tan grandes como recurrir a un software de gestión de vacaciones. Podréis descargarla GRATIS. ¡Esperemos que os sirva de ayuda!