¿Qué es una matriz RACI?
La matriz RACI es una herramienta de gestión de un proyecto o procesos que se utiliza para definir y asignar responsabilidades a las personas o roles involucrados en una tarea o actividad específica.
La matriz RACI es especialmente útil en proyectos complejos o en organizaciones donde es importante definir claramente quién hace qué en cada etapa de un proyecto.
Roles de la matriz RACI
El término RACI es un acrónimo que representa cuatro roles o responsabilidades clave en la matriz:
Responsable (Responsible)
El rol responsable es quien realiza la tarea o actividad y puede haber uno o varios responsables para una tarea. Se dedican a distintas actividades, por ejemplo en el departamento de RRHH, reclutamiento y selección del personal, relaciones laborales o formaciones, entre otras.
Aprobador (Accountable)
Se refiere a la persona que toma la decisión final y es el responsable de la calidad y los resultados de la tarea, además de dar la aprobación final antes de que la tarea se considere completada.
Consultado (Consulted)
Los roles consultados son aquellos que aportan su experiencia a la tarea, es decir, proporcionan información o emiten opiniones cuando sea necesario. Puede haber varios consultados para cada tarea, logro del proyecto o entrega. Para identificar a la persona que realizará este rol se puede hacer la siguiente pregunta: ¿quién es realmente experto en este tema?
Informador (Informed)
Son aquellos que necesitan estar al tanto del progreso de la tarea o actividad en todo su proceso, pero no tienen un rol activo en su realización. Reciben información y actualizaciones sobre el estado de la tarea. Cuando el responsable toma decisiones o surgen problemas durante la ejecución de una actividad, se comunica esta información a los informadores.
¿Cómo se crea una matriz RACI?
La matriz RACI se representa en forma de una tabla, donde se enumeran las tareas o actividades en una columna y se asignan los roles RACI correspondientes a cada tarea en las filas. En el interior de la cuadrícula, se indican los roles que cada persona o equipo desempeñará en cada tarea. Esto permite a todos los involucrados ver de inmediato cuáles son sus responsabilidades de manera clara y concisa.
La construcción de una matriz RACI es un proceso relativamente sencillo y sigue estos pasos:
1.Identificar las tareas, tamaño y complejidad del proyecto
En primer lugar, se debe realizar una lista de todas las actividades o tareas que son parte del proceso. Estas actividades deben ser específicas y claramente definidas. Normalmente, se utiliza de manera más efectiva en proyectos de tamaño medio o grande. Esto se debe a que en proyectos pequeños, aunque la organización de tareas es importante, la cantidad de roles y las interacciones entre departamentos suelen ser limitadas en comparación con empresas más grandes. En empresas medianas o grandes, la comunicación interna y la estructuración de la matriz de actividades son cruciales para el éxito del proyecto.
2.Definir los roles y asignar las responsabilidades
Una vez definidas las tareas y objetivos, se enumeran las personas, equipos o roles que estarán involucrados en la ejecución de estas actividades. A continuación, se rellena la cuadrícula de la matriz RACI, asignando cada rol y cada tarea. Es necesario que cada tarea debe tener al menos una persona responsable y una persona con autoridad. Incluye también a aquellas personas que deben ser consultadas en determinadas tareas y las partes interesadas que deberán ser informadas una vez se finalicen.
En aTurnos hemos desarrollado seis roles de usuarios. Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Por nuestra experiencia, se adaptan a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los recursos humanos de las empresas. Puedes ver los roles de aTurnos en el siguiente enlace: Roles de usuario en aTurnos.
También se pueden clasificar los trabajadores de cada organización según especialidades o skills, es decir, capacidades o habilidades que tiene un trabajador. De esta manera se puede crear una matriz de polivalencias. Esto consiste en elegir una puntuación para después ayudarnos en la planificación teniendo en cuenta los profesionales más cualificados para cada tarea y a diferenciar trabajadores por sus habilidades. En cada especialidad puedes dar una determinada puntuación entre 0 y 5 a cada trabajador, así puedes llegar a un detalle de optimización de personal muy ajustado.
3.Dividir el proyecto en fases y establecer un calendario
Esto asegura el éxito del proyecto y la eficacia de la matriz de actividades, pues el calendario muestra cuándo se completarán cada tarea y fase de forma aproximada. Para simplificar este proceso, es útil utilizar un software de gestión del tiempo, lo que garantiza que se cumplan los plazos y las tareas se realicen correctamente.
En aTurnos, contamos con el Módulo de Tareas como un organizador manual y automático de tareas y gestión del tiempo. De esta manera, se asignan de forma correcta y controlada las tareas a cada empleado según su disponibilidad, departamento o sección, horario planificado y especialidad.
4.Implementar y comunicar las tareas
Una vez que la matriz RACI esté completa, acordada y revisada hay que empezar a implementarla en el proyecto. Para evitar cualquier tipo de conflicto, es necesario compartir la matriz de responsabilidades con todo el equipo. De esta forma, obtendrás feedback y se evitarán problemas o ambigüedades sobre responsabilidades y tareas.
Desde aTurnos tenemos numerosas formas de comunicación que resultan fáciles y sencillas para establecer el contacto directo y constante entre los trabajadores. Para más información puedes consultar nuestro siguiente post: ¿Cómo mejorar la comunicación con el equipo de trabajo?
5.Mantener actualizada la matriz
A medida que el proyecto avance o surjan cambios en las responsabilidades, es importante mantener la matriz RACI actualizada para reflejar con precisión quién hace qué en cada etapa del proyecto.
Ventajas de la matriz RACI
¿Para qué sirve la matriz RACI o de responsabilidades? La matriz RACI es una de las mejores herramientas para la optimización de tiempo en tareas que, por su naturaleza y complejidad, requieren trabajo en equipo.
- Acelera los procesos de toma de decisiones y la realización de las tareas.
- Ayuda a definir quién hace qué de manera clara y efectiva.
- Aclara las responsabilidades y roles de las personas involucradas en un proyecto o proceso.
- Aumenta la eficiencia en las tareas y facilita la comunicación en una organización, reduciendo los malentendidos en la interacción entre los participantes.
- Permite una distribución equitativa del trabajo, ya que la asignación previa de tareas brinda la oportunidad de ajustar las cargas de trabajo antes de comenzar el proyecto.
- Aumenta la productividad al agilizar el proceso, lo que a su vez acorta el tiempo necesario para completar el proyecto, permitiendo dedicar más tiempo a otras tareas más importantes.
- Mejora la alineación con las expectativas iniciales, ya que proporciona un control más preciso de las tareas y responsabilidades.
Ejemplo de una matriz RACI
Una vez determinada la extensión y complejidad del proyecto, se inserta una tabla con las siguientes características. A continuación os mostramos un ejemplo de una plantilla sobre la matriz RACI:
