Las 3 ventajas fundamentales de tener el control de accesos integrado en la gestión de tiempos
La potencia de integrar el control de accesos con otras herramientas de gestión de tiempos como la planificación o el control horario es clave.
Disponer de un sistema de gestión de accesos es la estrategia más eficiente para preservar la seguridad en cualquier área, asegurando que únicamente individuos autorizados tengan acceso.
En un contexto donde las nuevas tecnologías influyen en todos los sectores, el control de accesos ha experimentado cambios significativos. A pesar de la efectividad de métodos tradicionales como tarjetas, llaves, códigos e interfonos, se han introducido soluciones digitalizadas que mejoran los controles de acceso, adaptándose a las nuevas necesidades organizativas. Un control de acceso además de gestionar la seguridad de los espacios también tiene soluciones específicas como visitas, parking, tornos o evacuación. Pero esta inversión en tecnología puede reutilizarse para mejorar la gestión de tiempos de forma global en la compañía y no solo en la seguridad.
La integración de la base de empleados propios ofrece tres beneficios clave para los clientes. En primer lugar, mejora la eficiencia operativa al centralizar la gestión de recursos humanos, simplificando tareas administrativas y optimizando procesos internos. En segundo lugar, aprovecha la inversión en hardware al utilizar un único sistema para ambas funcionalidades, lo que reduce costos y complejidad tecnológica. Por último, permite un control integral sobre visitantes y contratistas mediante la implementación de sistemas de acceso personalizados, fortaleciendo la seguridad y facilitando la conformidad con normativas internas y externas. En conjunto, estos beneficios contribuyen a una operación más eficiente, rentable y segura para los clientes.
A continuación, mencionamos estas 3 ventajas comentadas de forma más detallada, así como los distintos puntos de conexión entre los accesos y la gestión de tiempos que aporta valor a la compañía.
Integración de Datos maestros de empleados
Datos de empleados
Lo primero que se reutiliza con la integración en un mismo sistema del control de acceso y la gestión de tiempos son los datos de empleados. La base de datos de un control de accesos integra personal externo como interno, pero para la gestión de tiempos solo se integra la parte de personal propio que se volcará automáticamente.
Gestión de visitas
Para una funcionalidad de control de accesos como la gestión de visitas solo se necesita personal externo. El sistema de gestión de visitantes está basado en la asignación de permisos mediante tarjetas, con un formulario específico para la planificación de visitas. Este proceso facilita la gestión, la localización de visitantes anteriores y la visualización de las últimas visitas realizadas con la opción de incorporar comentarios adicionales. Además, implica la asignación obligatoria de la visita a un empleado/a, con la posibilidad de configurar quién puede recibir visitas y mostrar datos de localización si están disponibles. Normalmente el personal externo suele ser mantenido por el personal de seguridad y esta información no llega a Recursos Humanos, pero el personal interno o contratado lo mantienen éstos.
Comunicación eficaz
La comunicación entre el control de accesos y Recursos Humanos puede ser desafiante, pero la integración garantiza una asignación eficiente de permisos basada en la información de la gestión de tiempos al recibir altas de nuevos empleados. Esto mejora la eficiencia, especialmente en entornos con alta rotación de personal, como hospitales.
Compartir funcionalidad que aporta valor
El control de acceso y la gestión de tiempos comparten funcionalidad y recursos para la puesta en marcha. Es importante pensar en ambas partes como un solo proyecto e intentar implantarlo a la vez para que el sistema este cohesionado pero operativo desde ambos prismas. En los sistemas de control de acceso se definen:
- Zonas de acceso: distribuido en zonas o recintos cerrados asignados gracias a los lectores, el aforo, el tiempo máximo de permanencia y el antipassback.
- Tipos de Marcajes: Los marcajes realizados por el personal al acceder a las distintas zonas pueden ser de distinto tipo. Estos tipos de marcajes en el control horario y planificación pueden generar incidencias que serán gestionadas por el sistema de gestión de tiempos.
Esta información también es importante en la gestión de tiempos, tanto para la planificación como el control horario para que podamos saber dónde ha estado el trabajador realizando su labor y si ha informado algún tipo de incidencia.
Validar si un empleado ha trabajado donde estaba planificado o han existido modificaciones de las tareas asignadas aporta mucho valor a la planificación y se conseguirá aprender y realizar mejores planificaciones futuras. Pero también viceversa, que el control de accesos tenga la planificación del trabajador para realizar distintas funciones que sino no serían posibles. En este punto es donde se consigue la excelencia en la gestión del control de accesos aumentando la seguridad. Por ejemplo, enviando información como los turnos futuros de los empleados desde la planificación al control de accesos.
Planificación integrada en el control de accesos
Para clientes que quieren llegar a un detalle superior en el control de accesos necesitan la planificación para limitar el acceso solo por aquellos que sean planificados en esas zonas de acceso. Por ejemplo, un facultativo intenta acceder a la farmacia y solo se permite el acceso ese día porque está de guardia. Igual podría ocurrir con el aparcamiento o para poder consumir una comida por la dieta correspondiente cuando está planificado.
Normalmente, en la gestión de accesos, las zonas se asocian con áreas de trabajo planificadas, garantizando que el personal programado tenga acceso para realizar sus tareas. Este enfoque se aplica mediante un mapeo sencillo en las empresas.
En otro sector como la fabricación, puede ocurrir que se planifique en la línea 1 de la fábrica y no en la 2 (dos zonas de acceso distintas) y el trabajo en la línea 2, los cálculos de costes deben imputarse al centro que le corresponda realmente. Es decir, en casos donde empresas imputan los costes de personal en centros de costes específicos, es necesario validar que a nivel de planificación de horarios se realizan las horas con el detalle necesario, esto con el impulso del control de accesos es viable, sin este control sería mucho más complicado.
Teniendo el control de accesos integrado en la gestión de tiempos, se puede fasear la funcionalidad del proyecto en hitos según las necesidades del cliente, si no se tuviera esta integración desde el principio, no se tendría esta flexibilidad ni se podrían tomar estas decisiones.
Distintos perfiles de uso en una misma herramienta
En el control de acceso existe un rol de usuario que parte más de la seguridad que de recursos humanos. Esta función de gestionar el control de acceso muchas veces delega en el departamento de seguridad, de mantenimiento, de IT o en algunas ocasiones en Recursos Humanos. Después en el día a día el usuario intensivo del control horario suele ser seguridad, la recepción o con algunos usuarios clave como personal de mantenimiento. En cambio, el control horario se delega principalmente en Recursos Humanos y no requiere un control al intentar automatizarse para generar después contadores y conceptos de nómina.
En el control de acceso, es esencial que el software permita la personalización a nivel de usuario para adaptar funciones como vistas, parking, seguridad y monitorización según las necesidades específicas de diferentes roles, como gestores de seguridad o recursos humanos. Aunque comparten datos y hardware, estos perfiles requieren herramientas integradas que ofrezcan vistas y funcionalidades adaptadas a sus necesidades individuales. En entidades con un volumen significativo, la integración de perfiles puede ser compleja, por lo que la existencia de herramientas complementarias pero integradas, como SPEC y aTurnos, satisface estas necesidades específicas dentro del mismo grupo empresarial.
Conclusión
La conclusión es que se puede realizar una sola inversión de hardware, pero se utiliza el control de acceso y los sistemas de gestión de tiempos cuando son soluciones integradas. Se mantiene el mismo hardware, se mantiene una sola integración, pero la funcionalidad aumenta, la automatización de los procesos y los perfiles de la empresa mantiene su operativa actual de forma transparente.
Desde empresas del Grupo Octime, al que pertenece aTurnos, como es SPEC se ofrece un sistema de control de accesos que incorpora funcionalidades de control y seguimiento del personal y visitantes de una organización que tenemos integrado con aTurnos.