¿Qué es un control de accesos y por qué es importante implantarlo en las empresas?
Un control de accesos es un sistema o mecanismo diseñado para gestionar la entrada y salida a un determinado espacio físico, como un edificio, área o instalación. El objetivo del sistema es autorizar o denegar el acceso a personas o vehículos para mejorar la seguridad y la gestión de registros.
Hay varias opciones de sistemas de control de accesos, lo que brinda a cada empresa la posibilidad de encontrar la solución que se ajuste mejor a sus necesidades. La elección adecuada no solo proporciona numerosos beneficios, sino que también permite la integración con otros programas de gestión empresarial.
¿Cómo implantar un control de accesos?
Gracias a los módulos de netTime one de SPEC permiten a las personas conectarse a aplicaciones basadas en la nube y usarlas fomentando la conectividad entre ellas a través de un sistema adaptable a cualquier requerimiento empresarial en cuanto a la gestión horaria y de accesos. Las principales funcionalidades son las siguientes:
Accesos
Consiste en gestionar los horarios o calendarios de cada empleado dependiendo del tipo de permisos que tengan. Se pueden establecer límites y restringir o asegurar ciertas zonas de accesos o permisos según la zona y trabajador. Se pueden gestionar mediante dos formas:
- Por un lector o entrada específica: configurar los permisos de accesos
- Por un horario específico: configurar los permisos de los horarios
Ficha del empleado
Consiste en establecer la puerta y el calendario de cada trabajador desde el apartado del módulo de accesos. Por cada trabajador se crea un perfil con diferentes variables dentro de cada zona u horario. Una vez creado, en la ficha del trabajador, se asigna la zona y horario a cada empleado y por qué sistema o lector puede fichar (huella o tarjeta). Ej: en una fábrica, Teresa puede acceder a la zona “almacén” los L, X y V y a la zona “muelle” los M y J.
Visor de accesos y marcajes
Controla dónde se encuentra cada trabajador en cada momento y en la zona correspondiente. En la pantalla de movimientos se muestran en detalle los marcajes realizados por el personal al acceder a las distintas zonas. Se puede establecer un límite de aforo, el tiempo máximo de permanencia permitido en una zona determinada o activar el “antipassback”. Para ello, todos los empleados deben fichar correctamente, por lo que es necesario establecer tornos de acceso para obligar al personal a fichar.
Monitor de puertas de acceso
Gracias a esta funcionalidad, el personal de seguridad podrá dar acceso o visualizar cada persona que ficha a través de pantallas. Además, en el caso de que alguna puerta se encuentre mal cerrada, se activará una alarma que avisará del problema.
¿Cómo se configura este sistema?
Gracias a las franjas de acceso autorizado se pueden asignar los permisos de paso directamente a personas o grupos de personas en función de los días, las franjas de acceso y los lectores/zonas o bien a través de perfiles de acceso.
Beneficios de tener un control de accesos implementado
El control de accesos proporciona diversos beneficios a las empresas, entre los cuales se destacan los siguientes:
- Seguridad: Evita la presencia de personas no identificadas dentro del edificio, fortaleciendo la seguridad de las instalaciones.
- Gestión en tiempo real: Permite conocer en tiempo real quiénes se encuentran dentro de las instalaciones, siendo crucial para organizar evacuaciones de emergencia de manera eficiente.
- Registro de entradas y salidas: Registra de manera precisa las entradas y salidas del personal, funcionando como un sistema efectivo para el control horario.
- Control de aforo: Posibilita el control del número de personas en un lugar específico, siendo útil en situaciones donde es necesario limitar la congregación de individuos.
¿Cómo integrar el control de accesos con la planificación de empleados?
La integración SPEC – aTurnos permite llevar a cabo un control de accesos adecuado a partir de una planificación de turnos y gestión horaria de los trabajadores.
Gracias a los cuadrantes de turnos de aTurnos, se pueden planificar los turnos de trabajo de cada empleado. Existen diferentes herramientas para la planificación de turnos y plantilla de empleados. Partimos de la creación de los turnos para después generar secuencias de turnos que podemos aplicar a trabajadores que llamamos patrones. La generación de estos patrones puede ser sencilla que podemos hacer de forma manual, mediante la calculadora de turnos para generar patrones más complejos donde aseguremos una cobertura o bien mediante el módulo de planificación automática. Finalmente, las restricciones nos permiten controlar limitaciones que tiene los trabajadores a nivel de planificación a nivel de grupo o a nivel individual.
Además, se pueden configurar las distintas localizaciones en un equipo que hacen referencia a los departamentos, áreas o zonas de una empresa que facilitan a los mandos agrupar los trabajadores en los cuadrantes y tablas de cobertura que ofrece el sistema. Una localización puede ser asociada al trabajador y/o a los turnos, horas y absentismos planificados en el cuadrante de trabajo. A los trabajadores se les puede atribuir una localización por defecto. A su vez esta será la misma localización que tienen configurada en su perfil del trabajador.
En cuanto al control horario de los trabajadores, se puede administrar el registro de la jornada laboral, gestionar calendarios, planificar incidencias o ausencias justificadas y controlar el exceso o defecto de horas de forma sencilla.