Deep work y optimización del tiempo: 9 tips para aumentar tu productividad [2025]

A continuación, te damos una serie de tips imprescindibles que te ayudarán a optimizar tu tiempo de trabajo y ser más productivo en menos tiempo:

Bloquea horas en tu calendario

Resérvate tus horas de trabajo profundo. Esto es esencial para practicar el "deep work", un concepto que hace referencia a aquellos momentos en los que te sumerges completamente en tareas complejas y valiosas, sin ninguna distracción. Bloquea en tu calendario de 2 a 4 horas diarias para este trabajo profundo, sin reuniones, ni llamadas y tampoco tareas extraordinarias e imprevistas. Informa a equipo de que estás en un bloque de tiempo de trabajo profundo e incluso puedes establecer respuestas automáticas que indiquen que no responderás inmediatamente durante esos períodos.

Contrarresta la ley de Parkinson

Según esta teoría si tienes una semana para acabar un informe que puedes hacer en un día, usarás toda la semana realizarlo. Esto sucede porque tendemos a procrastinar y perder tiempo innecesario cuando tenemos plazos largos, ya que no sentimos la presión de una fecha límite cercana. Por tanto:

1. Ponte plazos más ajustados. 
2. Divide las tareas en subtareas y ponles fecha límite. 
3. Aplica la técnica Pomodoro es muy efectiva para evitar la procrastinación. Consiste en trabajar durante 25 minutos seguidos, dedicándote exclusivamente a una tarea, seguido de un descanso corto de 5 a 10 minutos.

Diseña tu lugar de trabajo

El cerebro se acostumbra a cualquier ambiente, incluso si no es estimulante, lo que lleva a la monotonía, y afecta a la falta de motivación y a ser menos productivo. Diseñar tu espacio de trabajo de forma que fomente la creatividad, la concentración y el bienestar, es fundamental.

1. Cambia el diseño y algunos elementos decorativos de vez en cuando, teniendo en cuenta que el entorno debe ser cómodo y funcional. 
2. Intenta tener zonas de trabajo diferenciadas. Si tienes espacio, establece áreas para la creatividad, la investigación y la lectura, y otras para el trabajo más técnico. Cambiar de ambiente transmite la sensación de "romper" la rutina, aumentando la motivación y la creatividad. 
3. Luz y colores: La luz natural es importante para la productividad. También utilizar los colores para estimular o relajar, por ejemplo: los tonos azules para concentración o los naranjas para creatividad. 
4. Haz pausas activas: Camina, estírate o haz un pequeño descanso, puede ser justo lo que tu cerebro necesita para recargarse y evitar que el ambiente se vuelva rutinario.

Apaga tu teléfono y las aplicaciones de mensajería instantánea

La distracción digital es uno de los grandes problemas en las organizaciones, una simple notificación puede interrumpir tu workflow productivo. Según diversos estudios, el tiempo de re-enfoque después de una interrupción, como revisar una notificación, está alrededor de 20 minutos. Esto significa que, incluso si tu intención es solo ver rápidamente el mensaje, el impacto de la distracción puede durar mucho más tiempo, reduciendo significativamente tu productividad. Conseguir periodos de trabajo desconectados del teléfono y las aplicaciones de mensajería instantánea es crucial para ser productivos.

1. Planifica tu jornada en bloques de tiempo sin interrupciones. Por ejemplo: Dedicar una hora a una tarea importante, asegurándote de que durante ese tiempo no haya distracciones externas. Comunica a tu equipo que estarás desconectado por ese tiempo para poder concentrarte mejor. 
2. Revisa las notificaciones de manera programada y no en tiempo real, establece momentos específicos del día para revisar tus mensajes. Por ejemplo, podrías hacerlo al final de cada bloque de trabajo o cada hora. Esto te ayuda a estar al tanto de las comunicaciones sin que interrumpan constantemente tu flujo de trabajo.

Ritual de inicio

Ayuda a tu cerebro a entrar en un estado de trabajo productivo, reduce la resistencia mental al iniciar una tarea y facilita la transición al "trabajo profundo", donde alcanzas la máxima concentración y productividad:

1. Establece una hora fija para empezar. Trata de comenzar a trabajar a la misma hora todos los días. Esto ayuda a que tu cerebro se acostumbre a un ritmo estable y se prepare para concentrarse de manera automática 
2. Ejercicio físico breve. Hacer una pequeña rutina de estiramientos o caminar unos minutos antes de sentarte a trabajar ayuda a activar el cuerpo y la mente. El ejercicio aumenta el flujo sanguíneo al cerebro y genera una sensación de energía y alerta. 
3. Rutina de preparación mental. Antes de comenzar, dedica unos minutos a revisar las tareas del día y priorízalas. Esto ayuda a tener un enfoque concreto. 
4. Entorno limpio y ordenado. Tener tu lugar de trabajo organizado y libre de distracciones visuales ayuda a enfocarse más fácilmente en las tareas importantes. 

Haz trabajo creativo

Reserva tu trabajo de concentración profunda para todo para aquello que requiere desgaste creativo, pensamiento original, solución de problemas complejos y nuevas ideas o productos. Estas tareas son más exigentes para el cerebro porque involucran procesos de innovación, análisis, síntesis y reflexión profunda.

1. Idear: Generar ideas originales o nuevas soluciones a problemas empresariales de cualquier área, desde marketing hasta la innovación tecnológica. 
2. Diseñar: Crear conceptos visuales o estrategias, aspectos como el diseño gráfico, desarrollo de producto, arquitectura... Estos procesos implican mucha concentración, creatividad y pensamiento abstracto. 
3. Escribir: Ya sea redactar un artículo, escribir un libro, diferentes tipos de contenido para web, redes... 
4. Programar: Aunque la programación puede parecer una tarea técnica, también es creativa. Desarrollar software o aplicaciones implica crear soluciones innovadoras a problemas y encontrar formas eficientes de estructurar el código. 

Sé creativo por las mañanas y resolutivo por las tardes

Es más fácil ser creativo a primera hora. Al comenzar el día, tu cerebro está descansado después del sueño, lo que significa que tiene más energía para realizar tareas complejas. Durante las primeras horas, tus capacidades cognitivas, como la concentración, la memoria de trabajo y la creatividad, están en su punto máximo. Todavía no has realizado tareas que desgastan tu energía mental, por lo que tu capacidad para generar ideas originales y resolver problemas complejos es mayor. Las tareas operativas, administrativas o mecánicas, como responder correos electrónicos, organizar tareas, o realizar reuniones, no requieren el mismo nivel de creatividad y concentración profunda; por eso, la tarde es ideal para realizarlas.

Multitarea como mito de la productividad

El cerebro no está diseñado para trabajar en múltiples cosas a la vez de manera eficiente, en realidad, lo que ocurre es que cambia de una tarea a otra rápidamente, lo que se conoce como "task switching" y cada vez que cambia, necesita reajustarse, por lo que consume más recursos cognitivos. 

Hacer varias cosas a la vez generalmente reduce la calidad de cada tarea. Cuando haces una sola tarea a la vez, puedes centrarte mejor en los detalles y tomar decisiones más informadas, lo que lleva a mejores resultados. Al dar tu 100% de enfoque a lo que estás haciendo aprovechas al máximo tu capacidad para abordar problemas, ser creativo y producir trabajo de alta calidad.

Usa Feed blockers

A veces, como parte del trabajo tienes que entrar a una red social un feed blocker te ayuda a bloquear el contenido no relacionado con el trabajo, evitando que te pierdas en las publicaciones que solo sirven para entretenerte, solo verás lo que necesitas ver, sin distracciones adicionales.

1. Instala una extensión Chrome y configura filtros y bloqueos. 
2. Activar el modo "No Molestar" para evitar notificaciones de redes sociales mientras trabajas. Esto te permite seguir conectado para tareas laborales, pero sin la constante interrupción de los feeds sociales. 

No pierdas más tiempo y aplica estos enfoques, podrás lograr hacer más en menos tiempo y con mejores resultados. Con estas estrategias conseguirás mantenerte concentrado y equilibrar el trabajo con descansos, aumentar la productividad y evitar que el trabajo se expanda innecesariamente.