Con la entrada en vigor del Real Decreto 723/2026 el 5 de octubre, se concretan y se refuerzan las obligaciones de transparencia de la información para que los empleados conozcan las condiciones laborales sobre los elementos esenciales del contrato como, por ejemplo, la jornada laboral, la distribución de horarios, el salario o el convenio colectivo aplicable.
Para las empresas y departamentos de RR.HH., esto implica revisar de qué forma comunican las condiciones laborales, cómo se gestionan los aspectos relacionados con la planificación de sus equipos, cómo documentan sus modificaciones y garantizar que la información facilitada se corresponde con las condiciones reales de trabajo y sea transparente.
¿En qué consiste la ley de transparencia sobre las condiciones laborales?
El objetivo de esta nueva ley de transparencia es que los empleados dispongan de información clara y por escrito sobre las condiciones que regulan su relación laboral, tanto al incorporarse a una empresa como cuando se producen determinados cambios.
Entre los aspectos que debe informar a todos los empleados se encuentran: el puesto en la empresa y las funciones, el tipo de contrato, la retribución y complementos, banda salarial, el horario de trabajo y el convenio colectivo, entre otros. También se contemplan las condiciones del periodo de prueba y, cuando corresponda, otras circunstancias específicas de la relación laboral.
La información debe facilitarse tanto para las nuevas incorporaciones como para el resto de la plantilla dentro de los plazos establecidos legalmente y por escrito.
De este modo, la transparencia no se limita a comunicar las condiciones iniciales del contrato, sino que también comprende la información sobre las modificaciones que puedan producirse durante la relación laboral del empleado con la empresa.
¿Cómo influye la IA en la ley de transparencia?
La inteligencia artificial influye en la normativa de transparencia laboral ya que las empresas deben informar a los empleados sobre el uso de sistemas algorítmicos o automatizados que intervienen en decisiones relacionadas con las condiciones de trabajo y, cuando corresponda, explicar sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
Las empresas deben facilitar información individualizada y por escrito sobre los sistemas algorítmicos cuando corresponda. Los trabajadores que ya forman parte de la plantilla también pueden solicitar esta información y, en los supuestos previstos, la empresa dispone de un plazo de 30 días hábiles para responder. Asimismo, debe tenerse en cuenta el papel de la representación legal de los trabajadores en la información y supervisión de estos sistemas. Por ello, las empresas deben revisar cómo intervienen sus herramientas de inteligencia artificial en estas decisiones y qué garantías aplican para asegurar la transparencia y proteger los derechos de las personas trabajadoras.
La incorporación de la inteligencia artificial a la gestión de personas también plantea nuevas obligaciones de transparencia para las empresas, especialmente cuando estas tecnologías intervienen en la selección de personal, la evaluación del desempeño, la asignación de tareas o las oportunidades de promoción interna. Estas obligaciones pueden afectar a empresas de cualquier tamaño y sector. Entre sus posibles aplicaciones se encuentran el análisis automatizado de currículums, la puntuación de candidaturas según los requisitos del puesto, la clasificación de perfiles para facilitar decisiones de contratación o promoción, detectan patrones de productividad o apoyan la toma de decisiones sobre los equipos.
Desde el 5 de octubre de 2026, las empresas deben prestar atención a los requisitos de información y protección de datos aplicables a estos sistemas, ya que deben cumplir con la normativa y valorar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales antes de incorporar herramientas de inteligencia artificial a sus procesos.
Hay que tener en cuenta diferentes aspectos antes de implantar la IA, como la base jurídica para cada tratamiento de datos, comprobar que los datos estén actualizados y sean correctos, prevenir los sesgos y evaluar si el sistema puede generar resultados discriminatorios, así como evaluar el impacto en los derechos de los trabajadores.
En definitiva, incorporar inteligencia artificial a la gestión de personas requiere analizar no solo las ventajas operativas de la tecnología, sino también sus efectos sobre los derechos de los trabajadores y candidatos, documentar las medidas adoptadas y establecer mecanismos adecuados de control y supervisión.
Esto afecta, por ejemplo, a herramientas especializadas en la planificación de personal y turnos de trabajo. Además, las empresas deben garantizar una supervisión humana efectiva cuando proceda.
Transparencia salarial: conocer cómo se determina la retribución
Uno de los ámbitos relevantes de la normativa es la información sobre la retribución. Los trabajadores deben conocer su salario correspondiente y las condiciones aplicables a su cálculo, de acuerdo con lo previsto legalmente. Esto implica prestar atención no solo al salario base, sino también a los complementos y otros conceptos retributivos que formen parte de las condiciones laborales.
Para Recursos Humanos, resulta importante que la información facilitada sea coherente con las condiciones contractuales y con las reglas aplicables en cada caso.
Transparencia en la información para una mejor gestión del tiempo
En organizaciones con múltiples centros, turnos rotativos o actividad continuada, estas obligaciones sobre las condiciones laborales, concretamente la distribución de la jornada y el uso de determinados sistemas digitales, están estrechamente relacionadas con la gestión de tiempos y la planificación de personal.
La gestión de tiempos es uno de los ámbitos en los que esta normativa adquiere especial relevancia, especialmente en empresas que tienen jornadas irregulares, horarios variables, turnos rotativos, horas extraordinarias, turnos nocturnos o cobertura 24/7.
La clave está en garantizar que las condiciones comunicadas se ajusten al tiempo de trabajo efectivo de cada empleado y a las obligaciones laborales aplicables. Es obligatorio detallar la jornada (diaria, semanal y anual) especificando el trabajo nocturno, vacaciones y horas extraordinarias.
Contar con procedimientos claros recogidos en una política de gestión de tiempos y herramientas adecuadas puede ayudar a organizar la información, facilitar su consulta y mejorar la trazabilidad de los cambios.
FAQ sobre la ley de transparencia de condiciones laborales
¿Qué información debe facilitar la empresa sobre la jornada laboral y los turnos?
- Distribución de la jornada: cómo se organiza el tiempo de trabajo y qué condiciones se aplican.
- Trabajo a turnos y nocturno: qué modalidades de jornada corresponden a cada puesto.
- Cambios de horario: qué procedimientos se aplican y qué plazos de preaviso deben respetarse cuando corresponda.
- Horas extraordinarias: qué condiciones regulan su realización y compensación.
- Vacaciones: qué reglas se aplican a su duración y organización.
Estos aspectos son clave en sectores como el sociosanitario, la industria, la logística, el comercio y la hostelería, donde la actividad exige coordinar la disponibilidad de los equipos con las necesidades operativas.
¿Qué ocurre cuando se modifican los horarios o las condiciones laborales?
La planificación de personal puede cambiar por variaciones en la demanda, ausencias, bajas o necesidades de cobertura, por lo que la empresa debe respetar las reglas laborales aplicables a la modificación de horarios, descansos y preavisos.
Cuando una empresa necesita modificar un turno, no basta con resolver la necesidad organizativa. También debe comprobar que el cambio respeta las condiciones laborales aplicables y comunicarlo al trabajador conforme a los procedimientos y plazos establecidos. Disponer de información actualizada ayuda a mantener la trazabilidad de la planificación.
¿Cómo ayuda un software de planificación de personal a cumplir con la normativa de transparencia laboral?
La gestión de la transparencia laboral requiere mantener actualizada la información sobre las condiciones de trabajo, los horarios y sus posibles modificaciones. Un software especializado en planificación de personal, como aTurnos, puede facilitar parte de esta gestión:
- Centralizar el proceso de la planificación de turnos y horarios de trabajo de forma automatizada.
- Consultar y gestionar los cambios relacionados con la planificación para reducir errores.
- Facilitar a los trabajadores y mandos el acceso a la información que les corresponde.
- Gestionar ausencias, vacaciones y necesidades de cobertura.
- Mejorar la trazabilidad de los procesos de planificación.
¿Cuándo debe facilitar la información a los empleados?
La normativa contempla distintos plazos para comunicar la información laboral a los trabajadores, en función de su situación.
- Nuevas incorporaciones: la información debe entregarse antes de que comience la actividad laboral. Puede facilitarse en papel o por medios electrónicos, siempre que sea accesible, pueda guardarse e imprimirse y quede constancia de su envío o recepción.
- Plantilla actual: los trabajadores que no dispongan de esta información pueden solicitarla desde la entrada en vigor de la norma. La empresa tendrá 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud para proporcionársela.
- Cambios posteriores: si se modifica algún aspecto relevante de la información comunicada, la empresa deberá actualizarla cuanto antes y, como máximo, en la fecha en que el cambio entre en vigor.
Es importante que la información facilitada sea específica y comprensible. Una referencia general al convenio colectivo o a la legislación vigente no sustituye la obligación de detallar los aspectos que correspondan, incluidos los relativos al uso de algoritmos en las decisiones laborales.
