Gestionar los turnos y planificar el personal nunca ha sido sencillo: cambios de última hora, ausencias imprevistas, reajustes constantes que consumen horas de tu jornada, reportes de datos extensos... En aTurnos hemos integrado nuestra Inteligencia Artificial propia directamente en la plataforma para que puedas hacer todo esto en menos tiempo, con menos errores y tomar las mejores decisiones.
¿Qué puede hacer la IA de aTurnos en tu equipo?
La IA de aTurnos se integra dentro de la plataforma para optimizar los procesos de RR.HH. ayudando a tomar decisiones más rápidas y precisas basadas en datos. La IA accede la información de aTurnos vía API y MCP para recuperar todos los datos que tiene aTurnos. En una primera fase puede ayudar a obtener información de forma rápida: ¿Quién trabaja hoy? ¿Tengo cobertura para mañana? ¿Quién puede hacer el turno? Toda la lógica de negocio que tienes configurada en tu equipo de aTurnos se mantiene: restricciones, convenios, flujos de aprobación, reportes, etc. Este acceso rápido a la información es un primer paso ideal para empezar a utilizar la IA como una mejor experiencia de usuario.
En nuestra experiencia, hemos visto que es muy útil para el onboarding, la formación en el uso de aTurnos o con procesos muy manuales que requieren mucha interacción con el sistema. Es decir, nada mejor que empezar a usar la IA con procesos poco complejos muy repetitivos y con poco valor añadido. Nuestra experiencia es positiva al conseguir el efecto Wow de pedir por ejemplo un saldo de vacaciones o de horas y obtenerlo en una conversación natural.
Paso 1: Automatización de procesos y tareas repetitivas en la gestión de RR.HH.
Olvídate de hacer manualmente lo que la IA de aTurnos puede resolver en segundos. Automatiza la asignación de turnos, los ajustes por cambios y las notificaciones al equipo, liberando tiempo para lo que realmente importa.
Su aplicación abarca distintas áreas clave como la planificación inteligente, la automatización de procesos y el análisis de información, mejorando la eficiencia operativa y la experiencia del equipo. Ejemplos de uso que hemos visto en nuestros clientes:
- ¿Qué funciones realiza el agente de IA de aTurnos para gestionar los RR.HH.?
- ¿Qué funciones realiza un agente de IA de RR.HH.
- ¿Qué se puede hacer con un agente de IA de RR.HH.
- ¿Cómo puedo usar un agente de IA en RR.HH.
Planificación
- ¿Tengo cubierto el turno de mañana?
- ¿Quién me puede cubrir el fin de semana?
- ¿Cómo puedo hacer un patrón de mañanas y tardes rotativos?
Operativa diaria
- ¿Qué peticiones tengo pendientes?
- ¿Cuál es el saldo de horas de una persona determinada?
- ¿Quién tiene saldo de horas positivo?
- ¿Quién tiene hoy absentismos planificados?
Control horario
- ¿Quién no ha fichado hoy?
- ¿Quién tiene peticiones de fichajes pendientes?
- ¿Cuánto exceso de horas de fichaje tiene hoy un trabajador?
- ¿Qué alertas del control horario debe tener en cuenta de ayer?
Puede parecer un proceso sencillo, pero el reto es que la conversación con el usuario sea capaz de recuperar la información correcta y dependiendo del contexto existen conversaciones donde según el usuario puede entender la IA de una forma correcta o errónea. Por ejemplo, ¿Dime quien no trabajó ayer? Se puede referir a quién estaba libre por turno, quien tenía un absentismo que no tendría que venir, quien estaba de vacaciones, quien no ficho ayer o estaba de congreso. Una pregunta con tan poco contexto puede complicar a la IA identificar qué servicio tiene que consumir para recuperar la información correcta. Esto se complica cuando aumentas la cantidad de servicios de acceso a la información porque tiene que decidir entre más opciones. Los usuarios quieren hacer muchas cosas, pero hay que ir paso a paso abriendo las herramientas que se puede usar desde la IA.
Paso 2: Empieza la magia de la IA para el mando intermedio
Ahora, con el segundo paso puede parecer que se complica el uso de la IA, pero aquí es donde empieza la magia para los usuarios, especialmente para los mandos. Ya hemos interiorizado el acceso a los datos, pero ahora queremos obtener más valor. ¿Qué significa? La IA tiene que empezar a analizar patrones y generar información con más valor, como estimaciones o integrar datos de otros sistemas de forma ágil. En muchos casos no es esperar el gran descubrimiento sino dar información de forma ágil para un mando intermedio que no tiene tiempo para analizar los datos y dar una guía para que avance. Por ejemplo, ante esta consulta ¿cuáles son los fichajes olvidados de la semana pasada? Puede ser normal para un mando para cerrar un mes y pasar a pagar variables de nómina, la IA no solo devuelve el dato, sino que también aporta contexto, como por ejemplo dar un tip de que un trabajador lleva llegando tarde y saliendo tarde durante la semana anterior. Con esta respuesta el mando debe ser capaz de seguir la conversación con la IA para obtener más información. Muchas veces cuando se comenta este enfoque ante la dirección de una empresa sorprende que el mando no se dé cuenta de forma natural, pero la carga de trabajo para un mando de más de 30 colaboradores es muy alta.
El gran triunfador del uso de la IA en la gestión de tiempos son los mandos, ¿por qué? Son los usuarios que tiene que dar respuesta a todos los procesos de tiempos como aceptar peticiones, validar cambios, planificar, cubrir bajas, revisar los variables de nómina, etc. Ahora de forma ágil y con pistas para analizar patrones que puede generar problemas es la clave para mejorar la satisfacción y la productividad en tareas de gestión de tiempos.
A continuación, hablamos de algunos casos de este segundo paso como son:
Forecasting y detección de patrones de absentismo laboral
Identifica tendencias y patrones de absentismo por equipo o franja horaria para poder actuar de forma preventiva antes de que se conviertan en un problema. Permite además predecir cuántos empleados se van a necesitar, en qué turnos y con qué habilidades en cada puesto, asegurando así una cobertura 24/7 de la demanda operativa. En la situación actual de aumento incontrolado del absentismo. Estos son algunos ejemplos:
- Con los absentismos que tengo en mayo, ¿Cuál es la previsión para el mes de junio?
- Con los festivos del mes que viene tengo que bajar la cobertura necesaria el día de antes porque no tengo personal
- Si tengo que cubrir estas incapacidades temporales qué tipos de contrato necesito sacar
Prevención del burnout en tu plantilla
Revisar indicadores clave para la detección del burnout requiere revisión en detalle del mando que no dispone de tiempo. Cuando alguien acumula demasiadas horas, trabaja días seguidos o carga con más turnos de los que debería, la IA te avisa con un prompt sencillo. Cuida a tu equipo con datos objetivos y toma decisiones justas que reduzcan la rotación y el agotamiento. Estos son algunos ejemplos:
- ¿Quién lleva más horas planificadas?
- ¿Quién tiene el mayor exceso de horas fichadas sobre planificadas?
Resolución de incidencias en tiempo real
Bajas de última hora, cambios urgentes, coberturas necesarias son obligatorias de gestionar, pero con decisiones inteligentes. La IA de aTurnos analiza la situación y propone soluciones al instante, para que ninguna incidencia se convierta en un problema operativo. Estos son algunos ejemplos:
- ¿Quién puede cubrir mañana un turno, pero con más horas disponibles de la bolsa?
- ¿Quién puede cambiar un turno por sus preferencias para no pagar horas extra?
Análisis de datos y toma de decisiones estratégicas
Las herramientas generan los datos en un formato, muchas veces para explotarlo de forma correcta o mezclarlo con datos de otras fuentes la IA puede ser una herramienta perfecta. Más allá del día a día, la IA convierte los datos de tu gestión de personal en informes claros y personalizados. Identifica qué funciona, qué no y dónde puedes mejorar la eficiencia de tu equipo.
Todo en una sola plataforma, sin herramientas adicionales
En este punto estamos en aTurnos y estamos muy motivados con los resultados obtenidos, no sin mucho de prueba y error y mucho feedback de los clientes, no es un camino sencillo. Pensamos y hemos apostado por la IA de aTurnos integrada dentro de la herramienta con la que ya gestionas tus turnos. Esta es tu oportunidad para descubrir todo lo que la Inteligencia Artificial de aTurnos puede hacer por la gestión de tu personal, sin coste adicional y sin compromisos. Menos tareas manuales, más tiempo para liderar, más control sobre tu equipo y mejores decisiones.
¡Empieza ya en aTurnos y utiliza la IA de aTurnos gratis, solo hasta el 30 de junio!
