Planificación de personal perfecta: El ciclo

El ciclo completo de la planificación de personal se puede definir en un proceso cíclico donde participan varios perfiles dependiendo del volumen de las empresas y del sector. Nuestro “expertise” nos ha hecho dividir en las siguientes fases e identificar que necesita en cada una de estas:

Planificación de personal Anual:

Se busca dimensionar los equipos, ajustar los costes y definir las calidades del servicio para todo el año. Definimos la calidad de servicio como la cantidad de recursos humanos que planificamos para realizar un proceso en el tiempo. Por ejemplo, cuantas llamadas atendidas cada 15 minutos o cuantos pedidos se preparan por hora. La dirección de recursos humanos y la dirección de operaciones utiliza herramientas de planificación atendiendo a demandas basadas en su experiencia y en resultados anteriores.

Aquí cada vez es más importante tener datos históricos u otras fuentes de datos para ayudar a definir mejor las necesidades y como se comportan nuestros recursos humanos.

Las herramientas tienen que ayudar a ajustar los recursos existentes a la demanda, atendiendo a las prioridades definidas por la dirección de recursos humanos y definir si existen nuevas necesidades y sus perfiles.

Es una función que tiene como entrada la demanda y el volumen de los recursos humanos existentes, que tienen que generar la mejorar salida atendiendo a los tipos de contratos seleccionados y la calidad de servicio.

Recursos humanos identifica la necesidad de contratar personal. Recursos humanos detecta la necesidad de mover personal entre departamentos.

Perfiles envueltos: Dirección de Recursos Humanos y Dirección de Operaciones.

Planificación de personal Mensual:

Una vez dimensionado el equipo. Hay que ajustar las desviaciones atendiendo a bajas, necesidades específicas, picos de trabajo detectados a ese corto plazo mensual. La demandada anual definida por Recursos Humanos y Operaciones puede cambiar pero se ajusta más a la realidad, lo normal es que sea así. El mes es un periodo suficiente en el que la modificación puede no suponer un coste elevado ya que se dispone de tiempo para lanzar planificaciones con nuevas contrataciones o reasignaciones, excepto en sectores donde la nueva contratación requiere de expertise y procesos de formación más largos.

Perfiles envueltos: Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Operaciones y Mandos Intermedios.

Planificación de personal Diaria:

El día a día implica re-planificaciones y ajustes atendiendo a las necesidades reales detectadas tanto de la demanda como del estado del propio equipo. Cuanto antes se detecten y se obtenga información para poder tomar decisiones el coste de las desviaciones diarias se reduce drásticamente. Un ejemplo es mover el personal del equipo de una localización a otra, retrasar o adelantar las horas de entrada y salida o incluso ajustar las curvas de trabajo. Aquí no hay margen para nuevas contracciones.

Perfiles envueltos: Mandos Intermedios.

Control de Presencia y Registro de Jornada.

Toda esta nueva gestión tan dinámica necesita que los trabajadores validen que físicamente están en su puesto, especialmente en entornos laborales muy distribuidos y ahora bajo la inspección laboral.

Las validaciones manuales que se realizan en muchas empresas suponen un gasto extra de gestión que suele ser realizado por mandos intermedios cuyo coste es mayor. Además este sistema automatiza el contaje de horas de forma dinámica para conectarlo con los sistemas de nóminas o sistemas externos.

Aquí, cada vez es más importante capturar datos para ver que está pasando en el momento clave para entender como planificar el futuro. Bajo nuestra experiencia las empresas no analizan estos datos y las planificaciones a futuro en momentos clave o se realiza mal o se tiende a sobredimensionar la plantilla o sobre cargar a los trabajadores

Planificación Diaria, el día a día implica re-planificaciones y ajustes atendiendo a las necesidades reales detectadas tanto de la demanda como del estado del propio equipo.

Cuadro de Mando y feedback: Toda la información generada es muy valiosa para conocer el funcionamiento de los equipos de trabajo e incluso para generar futuros patrones adaptados a lo que realmente ocurrió. Definir un patrón de planificaciones consistente y que se pueda aplicar en nuevos centros o nuevas aperturas permite definir políticas de dimensionamiento y planificación que llevan a la excelencia. Datos como el absentismo, el coste de cada localización, la experiencia requerida para el personal en determinados momentos o la flexibilidad, aporta información que ayuda a mejorar la productividad y reducir costes de manera directa.

Perfiles envueltos: Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Operaciones y Mandos Intermedios.

Cada uno de los pasos de ciclo de planificación de personal seguramente requiera un análisis en detalle, pero siempre es un buen inicio para ayudar a la empresas con sus problemas de planificación.

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