Investigación en gestión de cambios de turno en el HGUCR

El presente trabajo fue presentado en las 24 Jornadas Jornadas Nacionales Enfermeras Gestoras

Introducción

Los cambios de asignación de los turnos entre profesionales es una situación que ocurre diariamente en cualquier equipo que trabaja a turnos. Este trabajo intenta analizar cuales son los costes productivos de una empresa como puede ser un hospital en la gestión de los cambios de los turnos de trabajo. Específicamente, este trabajo analiza la gestión de los cambios de turno por los profesionales tanto por las necesidades de la empresa como por las necesidades propias de trabajador, comparando la actual forma de trabajar con en el uso de las nuevas tecnologías. Permitir la realización de cambios entre compañeros de los turnos de trabajo, bajo la supervisión de la dirección, es un proceso que contiene muchos beneficios como la conciliación de la vida laboral y personal o la reducción de bajas dentro de la empresa. Pero por otro lado, requiere una correcta definición del proceso de trabajo que supone la realización de estos cambios. Por lo tanto, el objetivo de este trabajo de investigación es comparar el flujo actual de la gestión de los cambios de turnos con una propuesta tecnología como la ofrecida por aTurnos.

La obtención de los datos se ha realizado en el Hospital General Universitario de Ciudad Real bajo la supervisión del comité científico de investigación de este hospital junto al equipo de aTurnos, sobre una muestra de 100 enfermeras de distintas unidades de Enfermería, en un periodo de tiempo de 6 meses.

El proceso actual de cambio de turno

Los procesos en un cambio de asignación de turnos comprenden desde la búsqueda de los posibles compañeros con los que puedes cambiar, tanto la comunicación del cambio al supervisor o la espera de su confirmación. El proceso actual se detalla en la siguiente figura, donde se queda representado desde el inicio hasta la confirmación del cambio los diferentes procesos y trabajadores involucrados en un cambio. La siguiente enumeración detalla cada proceso de manera específica:

1. El profesional busca un posible compañero para realizar el cambio del turno sobre la hoja de papel única (cuadrante de turnos del equipo) (5 min). Primero debe acceder a este cuadrante actualizado localizado en la propia unidad de trabajo de las enfermeras. El 70% de los casos se desplazan a su unidad (cambio de turno no urgente), mientras que el 30% llaman por teléfono (requiere cierta urgencia en realizar el cambio de turnos). La demanda de realizar un cambio de turno aparece en un 90% de los casos cuando el trabajador se encuentra fuera de su lugar de trabajo.
2. El profesional tiene que llamar y preguntar a los compañeros que podrían estar disponibles. Para conocer quién es el compañero disponible y comenzar a gestionar el cambio (10 min). Es frecuente que la hoja única no se encuentre actualizada por diferentes causas, y quien parece que está disponible, puede que no lo esté, cuando el compañero se pone en contacto con él para proponerle el cambio. Motivo por el cual origina la realización de otra llamada de búsqueda de compañeros disponibles. La principal causa de un cambio sin éxito en la primera llamada: cuadrante de turnos no actualizado (85%). El supervisor valida la correcta configuración del equipo tras un cambio de turno. Tiene que revisar sobre el papel si la nueva experiencia/ conocimiento del equipo en ese turno es la correcta (3 min). Previamente, el trabador tiene que habérselo comunicado vía telefónica o personalmente en su oficina. Un cambio de turno entre compañeros, origina consecuencias que influyen directamente en la seguridad y calidad de los servicios que presta un equipo de enfermeras. La nueva configuración del equipo en el turno cambia en cuanto a la experiencia y conocimiento de los compañeros implicados. En el caso de ser distinta, influirá en el estado actual del servicio. El nuevo equipo puede superar o no, los requerimientos mínimos definidos por el supervisor para que el servicio garantice una calidad y seguridad mínima exigida en sus cuidados.
3. El supervisor acepta el cambio y confirma a los interesados que pueden seguir con el proceso de cambio (3 min). Corrige manualmente la hoja de cuadrantes de turnos del equipo con el nuevo cambio de turno.
4. Las enfermeras interesadas en este cambio, tiene que firmar la hoja de registro de cambios. Serán tres personas quien intervienen en este proceso: las 2 implicadas en el cambio y el supervisor (10 min). Un 15% de los casos en este registro se demora, incluso en días, por no coincidir estas tres personas en el momento y lugar donde se efectúa este proceso. El 80% de los cambios de turnos no son registrados en este tipo de documento, ni en ningún otro, sólo en la hoja única de cuadrantes de turnos de la unidad, la cual carece de valor legal en esta institución.
5. El supervisor introduce el cambio del turno en otras herramientas de la empresa, como puede ser en nóminas o gestión de recursos humanos (10 min). Se mantiene un control de las horas realizadas de cada trabajador.
6. Las enfermeras observan que su cambio está aceptado y reflejado (5 min) en el cuadrante único de la unidad, y comprueban la correcta asignación de horas trabajadas en la herramienta de nóminas.

Estimación del coste

Según el flujo de trabajo definido en el punto anterior, el tiempo empleado por el trabajador en la gestión del cambio es:
5+10+6+10+3 = 34 min

Además el tiempo empleado por el supervisor para la gestión de cada cambio:
6+10+10 = 26 min

Contando con un equipo medio de 30 trabajadores y que realizan un cambio de turno cada semana, la perdida de tiempo total del equipo y, por lo tanto, la reducción de la productividad es:

Trabajador
34min * 4 cambios = 136 min = 2:30 horas al mes

Supervisor
26min * 4 cambios * 30 compañeros = 52 horas al mes (un 29% de su tiempo productivo)

Equipo (Formado por 30 trabajadores y un supervisor)
2:30h * 30 compañeros + 52h supervisor = 127h al mes.

La equivalencia de tiempo gastado por un equipo de medio tamaño es de 127h al mes, lo que prácticamente equivale a la contratación de un nuevo trabajador a la plantilla de ese equipo.

Para este estudio solo se ha tenido en cuenta servicios que realizan un cambio en la asignación de turno por semana, es el caso con menor número de cambios. En los servicio más activos se han detectado hasta 4 cambios por semana, lo que multiplicaría de forma directa los resultados.

El Proceso de cambio de turno con aTurnos

aTurnos es una herramienta de gestión de turnos de trabajo que es accesible desde cualquier ordenador, móvil o Tablet. La información sobre los turnos se encuentra organizada y disponible para el supervisor y los trabajadores. Todos los flujos de trabajo que se realizan de forma telefónica y sobre el papel se mueven a los dispositivos móviles y ordenadores. El sistema ayuda en la búsqueda del cambio, desde la misma aplicación se puede enviar un mensaje o llamar para confirmar con el compañero. Después, el supervisor recibe un aviso y confirma o rechaza el cambio. Además todo queda constancia en el log de cambios, tanto quien estaba identificado como quien son los involucrados en el cambio del turno. La siguiente imagen expone los flujos de trabajo que son detallados en la siguiente enumeración:

1. Buscar un posible compañero sobre aTurnos (2 min). La aplicación analiza con quien puedes realizar los cambios de turno. Sin necesidad de desplazarte al lugar de trabajo para acceder a la hoja única del cuadrante de turnos. Con aTurnos se accede un cuadrante actualizado desde cualquier lugar con un dispositivo con internet.
2. Dejar un mensaje o llamar al compañero (3min). Permite llamarlo, dejar un mensaje avisando sobre el cambio del turno que se solicita, realizar el cambio actualizando el cuadrante de turnos en tiempo real, mensajes de información de los detalles del cambio a los implicados y supervisor y todo el proceso del cambio queda registrado en el log. El registro informa de la persona que realiza el cambio, el día y hora que se ejecuta, el día y turno que se cambia y las personas implicadas en este cambio de turno.
3. El supervisor tiene que aceptar el cambio (1 min). Recibe una alerta de la petición de cambio y la valida. Esta validación también es recibida por los trabajadores a través de la herramienta.
4. Las enfermeras observan que su cambio está aceptado y reflejado (1 min), en el cuadrante actualizado de aTurnos y comprueban el control de horas trabajadas en la misma herramienta.

Estimación del coste con aTurnos.com

Según el flujo de trabajo definido en el punto anterior, el tiempo empleado por el trabajador en la gestión del cambio es:
2+3+1 = 6 min

Además el tiempo empleado por el supervisor para la gestión de cada cambio:
1 = 1 min

Contando con un equipo medio de 30 trabajadores y que realizan un cambio de turno cada semana, la coste de tiempo total del equipo y, por lo tanto, la reducción de la productividad es:

Trabajador
6 min * 4 cambios = 24 min = 24 minutos al mes

Supervisor
1 min * 4 cambios * 30 compañeros = 2 horas al mes

Equipo (Formado por 30 trabajadores y un supervisor)
24min * 30 compañeros + 2h supervisor = 14h al mes.

Comparativa de resultados

La comparativa de productividad utilizando un equipo de 30 trabajadores en la gestión del cambio en la asignación de turnos es:

Proceso Actual: 127 horas al mes
Proceso con aTurnos: 14 horas al mes

La productividad se ha aumentado 9 veces, además la satisfacción los equipos por llevar el cuadrante de turnos actualizado y poder gestionar el cambio desde cualquier lugar aumenta la socialización positiva del equipo.

Conclusiones

El cambio de asignación en la gestión de los turnos de trabajo es un proceso de trabajo que aporta muchos beneficios para la empresa, pero que debe gestionarse de manera eficiente para no suponer una carga. Sobre el caso de uso analizado, una equipo de 30 personas pierde más de 127h en la gestión de los turnos de manera directa. El uso de las nuevas tecnologías simplifica las gestiones además de auditar de manera automática el estado del equipo. Con el caso de aTurnos, el supervisor puede validar en 5 min cada día los cambios solicitados el día anterior y validar el estado del equipo. Las ventajas directas son:

1. Mejora de la productividad y eficiencia.
2. Todos los datos quedan registrados, no hay problemas sobre quien modificó o utilizó la hoja de papel.
3. Los usuarios ven la flexibilidad y se sienten más integrados con el equipo, facilitando la conciliación de la vida laboral y personal.
4. Reducción en gasto de papel y de teléfono.