Tienes, diriges o trabajas en un hotel?…nuevas herramientas para ser más efectivo

Herramientas para la gestión de personal en hoteles

En aTurnos conocemos muy bien el funcionamiento interno de los hoteles, sabemos que las acciones del día a día se pueden llegar a complicar mucho si no tienes un control exhaustivo de personal, costes, tareas diarias…

DIMENSIONAMIENTO:

Podemos empezar cargando una hoja Excel donde puedes indicar:

• El número de habitaciones para calcular las necesidades de personal en el departamento de pisos, o
• El número de pax para dimensionar las necesidades en el Buffet, tanto en cocina como en sala o el conocimiento de idiomas para el personal de recepción.

Todo ello teniendo en cuenta los ratios de habitaciones/jornada para el departamento de pisos y otro ratio para la sala y para la cocina teniendo en cuenta en este caso el número de pax/servicio, diferenciando entre desayuno, comida y cena.

¿Cómo lo hacemos?

• Tenemos en cuenta el ratio (por departamento) y el número de habitaciones y aTurnos te indica el número de contratos a jornada completa y en jornada parcial (de 30 a 39 horas, de 20 a 29 horas, etc.) que precisas.
• O podemos ajustar los turnos a horas de manera que la planificación sea más eficaz, de forma que puedas contar con los recursos que precisas en el momento que los necesitas.

Una vez que valides el sistema podemos recuperar los datos de tu PMS a través de un sencillo web services y en tiempo real validarás si cumples la calidad de servicio.

Si tienes subcontratados algunos de los servicios (cada vez es más habitual en Pisos) ofrecemos la posibilidad que el propio proveedor pueda dar de alta en la aplicación a los trabajadores que prestarán servicios en las instalaciones del Hotel, de forma que los Jefes de Departamento conocen al personal que va a formar su plantilla cuando el proveedor les da de alta en su sistema, precisa, por tanto, integrarse con los sistemas de tu proveedor.

PLANIFICACIÓN y COSTES:

Ahora le ponemos nombre a los trabajadores que necesitas y empieza el proceso de asignación. Cuando planificamos podemos:

• Atender al dimensionamiento para departamentos en los que las necesidades son cambiantes (pisos fundamentalmente, restauración y sala pueden ser otros dos de los departamentos afectados).
• Utilizar la calculadora algorítmica para departamentos en los que tienes una cobertura por día y turno establecida, como en recepción.

En el Departamento de Recepción con independencia del número de pax. (aunque en ocasiones se precisen refuerzos) se precisan recursos que cubran todos los días de la semana y todas las horas del día, en estos casos, la calculadora te proporciona atendiendo al número de trabajadores por departamento o el número de horas anuales, el patrón de días y turnos de trabajo y de festivos de acuerdo a las necesidades informadas cumpliendo el convenio de hostelería provincial.

• También planificamos aplicando patrones típicos de trabajo cuando se trabaja los cinco (5) días laborales y se descansa el fin de semana. El patrón se aplica con una fecha de inicio y fin; pueden convivir varios, patrones de invierno y verano o patrones para días laborales y para los fines de semana. Manteniendo datos de los fijos discontinuos para la siguiente temporada.
• Contamos con un Borrador donde validas si la cobertura de tus necesidades está cubierta de manera que puedas simular de acuerdo a tus necesidades de recursos, si puedes aprobar o denegar la petición de vacaciones o de días libres, etc.

Una vez que hayas planificado el sistema te indica por trabajador, categoría y departamento los costes diarios. Previamente hemos indicado el precio/hora, pudiendo diferenciar los precios por tramos horarios, por tipo de día: normal, fin de semana, festivo, horas normales y extraordinarias, incluso podemos tener en cuenta el departamento donde se han realizado las horas si los costes en ese departamento fuera distinto, como sucede en el caso de los extras del personal de Sala y Cocina en determinados eventos.

CONTROL DE PRESENCIA Y TAREAS:

Un nuevo control de presencia que recopila marcajes de diferentes fuentes: Web (Filtrado por IP), Beacons (App con Bluetooth), Sistemas de huella dactilar, NFC
o integra tu control de presencia.

La inspección de trabajo solicita información sobre el registro de la jornada para el cumplimiento del artículo 1.h) del R.D. Ley 16/2013, que recuperamos de forma automática desde las diferentes fuentes.

El control de presencia en el Internet de las cosas (IoT), recoge información de diferentes fuentes, nosotros a través de Beacons (Balizas) integramos el control de presencia con la gestión de tareas. Este proceso no obliga a ninguna acción por parte del trabajador y los datos se recopilan de forma automática.

Ubicamos a los usuarios dentro del Hotel, con varios objetivos:

• Analizar el movimiento real de trabajadores dentro del hotel para entender el funcionamiento del mismo y la operativa de los servicios de una forma más detallada, planificando a los usuarios donde realmente se precisan, todo ello en tiempo real.
• Asociar los Beacons a la gestión de tareas de manera que la camarera al terminar la limpieza de la habitación lo informará en su dispositivo (o en su caso la Gobernanta) y en ese mismo momento, el cliente recibe un aviso en su dispositivo de que la habitación está preparada para ser ocupada.

Lo llamamos Proyecto Vegas y fue presentado en San Diego en Diciembre de 2015, te acompañamos un video (ya viejo) pero que te muestra el objetivo del Proyecto. https://www.youtube.com/watch?v=FL_7zlnJmB0

• El hecho de conocer la localización de los usuarios nos permite mejorar la seguridad en el caso de emergencias. Para su tranquilidad no supone violar ningún derecho del trabajador. El sistema no es invasivo con la privacidad del trabajador, la tecnología permite recopilar las localizaciones y tiempos donde ha estado mediante el ID que lleva la baliza. No existe ningún tipo de grabación de video o sensorizado biometrico del trabajador. Exclusivamente se produce el tracking en aquellas zonas del Hotel donde estén instalados los Beacons, no se monitoriza al trabajador de forma constante.
• Mejora la distribución de costes. Los costes son los reales: derivan al departamento y centro de coste donde el usuario ha estado prestando realmente sus servicios.

OPERATIVA DIARIA:

Una vez dimensionado la plantilla por los departamentos de Operaciones y planificado por el Director del Hotel, el día a día en la aplicación lo realizan los Jefes de Departamento.

Hemos diferenciando las funciones que suelen realizar los responsables de los departamentos otorgándoles roles distintos:

• Pueden ser administradores validadores que reflejan las desviaciones del día a día: añaden, modifican o borran turnos, informan absentismos totales y validan las horas extras o los absentismos que provienen del Control de Presencia. Aprueban cambios de turnos entre los trabajadores de los que es responsable, etc.
• Pueden ser administradores planificadores que además de las funciones del validador, pueden planificar, incluso crear patrones y aprueban o deniegan peticiones de vacaciones, entre otras solicitudes.
• En el caso de cambios de turno en el departamento de Recepción podemos establecer que se permitan exclusivamente (con independencia del proceso de autorización de las mismas) si el trabajador solicitante y el trabajador sustituto tienen idénticas habilidades, es decir, si tienen los mismos conocimientos de idiomas o de técnicas de upselling y cross-selling, por ejemplo.

TRASPASO A NÓMINAS:

Toda la información registrada en el cuadrante así como los datos de las “Hojas de trabajo” informadas por los usuarios son susceptibles de ser traspasadas a nómina a través de un sencillo interface.

El proceso es sencillo, define en nuestra plantilla la estructura de datos que precisa tu software de nóminas y ejecuta el proceso. Al terminar la aplicación cierra el cuadrante, impidiendo que los usuarios administradores puedan realizar modificaciones sobre un periodo cerrado.

Si se precisa modificar cualquier dato anterior solo un usuario Megavisor (rol con más permisos dentro de la aplicación) puede abrir o cerrar el periodo.