¿Qué es una oferta de turnos? Mejorando la planificación de turnos

Uno de los mayores problemas de la planificación es ajustar la demanda del servicio con los trabajadores que dispones en cada momento. Este problema se hace mayor en trabajos donde la demanda es flexible y puede cambiar dentro del mismo mes y semana. Entonces surge la necesidad de cubrir puestos en momentos que no habían sido planificados. 

En el momento que se detecta que el mando tiene que buscar personal para cubrir un nuevo turno vemos usar mucho el teléfono para ver qué disponibilidad tienen los trabajadores o cómo cuadrar cambios para poder buscar otras combinaciones. Sin duda un trabajo poco productivo y muchas veces los trabajadores se sienten forzados y necesitan tiempo para poder ajustar su vida personal para poder hacer cambios y cubrir ese hueco. Todo eso se realiza en una llamada de teléfono donde todos quieren una respuesta automática. Aunque se planifique bien, este ajuste siempre se va a tener que realizar, por ejemplo, cuando otro trabajador tiene un absentismo y tiene que ser cubierto.

Un herramienta que hemos diseñado para ayudar a los mandos son las ofertas. aTurnos automáticamente detecta que tienes una falta de personal sobre la demanda. Además, te muestra qué trabajador podrían hacer ese turno cumpliendo todas las restricciones laborales pero en vez de hacer una asignación directa se puede realizar una oferta. Es decir, publicas a todos los trabajadores o a un grupo de ellos si quieren hacer ese turno y se apunta a la misma. Después el mando dentro de todos los apuntados puede seleccionar quien hace ese turno por criterios de balance de horas, expertise o descansos. También en este caso se validan las restricciones laborales. El proceso seria:

1.Se detecta una necesidad de personal

2.El mando publica la oferta de ese turno para todos los trabajadores o un grupo de trabajadores

3. Los trabajadores reciben un aviso con esa oferta y analizan con tiempo si la pueden cubrir ajustando su vida personal a esta necesidad. Los trabajadores interesados se apuntan a la oferta

4. Los mandos validan qué trabajadores hacen el turno de la oferta dentro de los candidatos y comprueban de forma automática que no se incumple ninguna restricción.

Este proceso ayuda tanto a los mandos como a los trabajadores para hacer una planificación consensuada, específicamente, las mejoras están en:

1. Simplifica las comunicaciones de los managers y trabajadores, mejora la productividad de manager.
2. Los trabajadores tienen tiempo para pensar como cuadrarlo con su vida personal y buscar cambios.
3. Existe un proceso de validación por el mando para ver quien hace finalmente ese turno.
4. Se analizan y quedan los datos de los trabajadores más flexibles y de aquellos que se apuntan más a las ofertas.