Exportación a nóminas
La exportación de los conceptos de nómina es otra de las más de 70 herramientas que dispone aTurnos, permite extraer datos cuantificables necesarios para generar la nómina de un trabajador, como pueden ser turnos en jornadas festivas, tipos de horas extraordinarias, absentismos que descuenten a otros conceptos, entre otros que se pueden crear e integrarlos en el gestor de nóminas de la empresa.
El proceso de exportación a nóminas en aTurnos está controlado por tres fases: el cierre de cuadrante, la validación del cuadrante y la descarga de los conceptos de nómina.
Estos procesos pueden ser opcionales dependiendo de la operativa de la empresa aunque es recomendable hacer al menos el cierre de cuadrante ante de la descarga para validar que los mandos han terminado la planificación y se pueden pasar los conceptos de pago (ver Configuración Exportar Nóminas). Si quieres investigar sobre el proceso de nómina en aTurnos tienes toda la información en nuestro manual.
Para realizar la exportación a nóminas puedes indicar:
- No es necesaria ningún acción para realizar la descarga, no siendo necesario ningún permiso para ello de ningún tipo de rol, ni tampoco que el cuadrante esté cerrado o validado.
- El cuadrante debe estar cerrado, no pudiendo descargar nada sin estar cerrado el periodo que se quiere exportar.
- El cuadrante debe estar cerrado y validado, estando ya cerrado el cuadrante se añade la necesidad de que un rol de Superusuario valide que están correctos los conceptos de nómina desde 'Totalizada por Equipos".
También podremos indicar si una vez se han descargado los conceptos de nómina, se pudiera o no repetir la acción.
Cierre de Cuadrante
La fecha de cierre de cuadrante indica que la planificación está correcta hasta la fecha indicada, a partir de ese momento no podrán modificar planificaciones anteriores a esa fecha.
Se puede indicar una fecha de cierre del cuadrante a nivel de todo el equipo o a nivel de un trabajador, este sucede en los finiquitos cuando se precisa la descarga de un único trabajador por finiquito o cualquier otro motivo. Para modificar la fecha de cierre a un solo empleado, podremos hacerlo desde su perfil del trabajador (ver Nóminas).
Si se cierra a ese trabajador, se pueden modificar sus datos de planificación, solo se controla que no se puedan modificar los datos cuando se cierre todo el cuadrante para todo el equipo.
¿Quién puede cerrar el cuadrante?
Únicamente lo podrán hacer tipos de rol como el Administrador Total o Superusuario (ver post 'Roles de usuario en aTurnos').
Si eres un Administrador Total, deberás realizar la acción desde exportar a nóminas.
En caso de tener rol de Superusuario, además de a través de exportar a nóminas, desde el menú de RR.HH. tendrá la opción de 'Cierre de cuadrante' e incluso por medio del botón 'Cierre de cuadrante' disponible en la primera sección del cuadrante.
Por ejemplo, un supervisor de departamento o un jefe de planta, podrían ser roles con el permiso para cerrar el cuadrante.
¿Cómo sabemos que está cerrado el cuadrante?
Antes comentamos que al hacer el cierre, no se podrían realizar modificaciones en el mismo, quedando deshabilitada la operativa diaria de los menús. Completado el cierre, aparecerá en el encabezado un candado cerrado en cada día del cuadrante.
Si solo estuviera cerrado un empleado no aparecerian los candados en las fechas pero al intentar modificar a este empleado saldría un aviso de que no se puede modificar a este empleado.
¿Cómo cerramos el cuadrante de un solo trabajador para hacer un finiquito?
Dentro de su ficha del empleado tenemos la opción de cerrar solamente el cuadrante a este trabajador, más información en el manual.
Validación de cuadrante
El proceso de validación es un paso intermedio opcional entre el cierre del cuadrante y la descarga de las nominas. Se inicia cuando un mando superior (rol de superusuario) valida que es correcta la planificación y se pueden volcar los datos a nómina.
La necesidad de validar el cuadrante, depende de la configuración de los permisos, ya que no se puede validar una planificación que previamente no se haya cerrado. La fecha de validación será la misma que la de cierre, nunca anterior.
¿Quién valida el cuadrante?
Existe una función en aTurnos donde el rol de superusuario puede ver los datos totalizados por cada uno de los equipos y realizar la validación. Esta función es muy útil cuando la dirección revisa los conceptos de forma totalizada y si aprecia que no cuadran los datos puede ver el detalle de los trabajadores en cada cuadrante (ver 'Totalizada por equipos'). Antes de validar para descargar, podemos consultar que están recogidos los conceptos correctamente en el cuadrante, para ello existe la herramienta de 'Estadística todos los equipos' donde aparecerán los datos de cada concepto por cada trabajador de todos los equipos administrados por el superusuario.
Descarga de conceptos de nómina
Es el último paso para integrar los conceptos en el gestor de nóminas. La configuración establecida en Administrar>Ajustes>Exportación a nóminas permite cerrar y/o validar el cuadrante antes de la descarga de los conceptos de nómina.
La descarga implica la exportación de los conceptos de nómina a sistemas de terceros como SAP. Puede ser realizada tanto desde el API de aTurnos, como a través del menú de aTurnos, en este caso la aplicación genera un archivo de texto plano.
El dato de descarga de nómina pertenece a cada trabajador, no es un dato de todo el equipo como ocurre en la fecha de cierre del cuadrante. Si se exportan conceptos de ese trabajador, se actualiza su fecha de descarga. En caso de ser conceptos anteriores, siempre se mantiene la fecha más reciente.
Por ejemplo, si hubiera que proceder para obtener los conceptos para finiquitos, se pueden descargar específicamente los conceptos de un trabajador, del 1 de marzo al 15 de marzo. Si después se hace la descarga de todos los trabajadores del 1 marzo al 31 de marzo, ya no se produce la realiza la de este trabajador y sí la del resto, siempre que se indique en la configuración que no se puede volver a descargar un concepto ya descargado.
¿Quién puede descargar los conceptos de nómina?
Tanto el Administrador Total como el Superusuario, son los dos tipos de rol de usuario en aTurnos que tienen capacidad para exportar los conceptos a nómina. Para saber cómo funciona el proceso final de exportación y descarga del fichero, puedes consultar nuestro manual el apartado de 'Exportación a nómina'.