Es habitual que los administradores de un equipo en aTurnos planifiquen las vacaciones de los trabajadores a modo de propuesta o borrador, sin ser definitivas. Esta propuesta de vacaciones ayuda a la planificación de los periodos vacacionales y al ajuste y planificación de horas anuales de los trabajadores por parte del Administrador.

Para ello, se han creado dos tipos de soluciones muy sencillas para poder hacer este proceso de propuesta de vacaciones de forma rápida. Una de ellas consiste en crear un tipo de turno (Propuesta de Vacación: PDV) en la que el propio administrador realiza una petición de este tipo de vacaciones. La otra, se trata de crear un patrón de turnos y que el administrador lo aplique en el cuadrante. En ambos procesos se añaden los tipos de turnos PDV en el cuadrante, manteniendo los turnos que estuviesen previamente planificados y una vez que inserten las vacaciones definitivas (V), éstas sustituirán a los turnos PDV y a cualquier otro tipo existente.

¿Cómo planificar los turnos de propuesta de vacaciones (PDV)?

OPCIÓN 1: Peticiones de turno

1º. En primer lugar hay que crear el tipo de turno PDV desde menú>planificador>tipos de turnos>crear turno, con la siguiente configuración:

• Descripción: Propuesta de Vacaciones
• Abreviatura: PDV
• Inicio de jornada: 00:00h, Duración Total: 00:00 h y Duración computada: 00:00 h.
• Seleccionable para cambios: No
• Opción de petición: SI

2º. A continuación, el administrador tiene que realizar una petición de turnos desde menú>cuadrante>peticiones y cambios>nueva petición, completando los campos del formulario de las peticiones:

• Tipo de petición: vacaciones
• Trabajador: el administrador selecciona el trabajador a quien le planificará la propuesta de vacaciones con la petición.
• Fecha de inicio y fin del periodo de la propuesta vacacional: fecha donde comienza y finaliza la petición de la propuesta de vacaciones
• Tipo de vacaciones: PROPUESTA DE VACACIONES (PDV)
• Comentario: el administrador de manera opcional puede reflejar un comentario relacionado a la petición.

Este segundo paso se puede hacer también manualmente dentro de aTurnos como si fuera una planificación de turnos directamente sobre el cuadrante, aunque sería un proceso más largo y costoso.

3º. Tras la realización de la propuesta, en la planificación del cuadrante del trabajador se insertan los turnos de la PDV. En el propio cuadrante, el planificador puede obtener una visión clara de como está realizando la planificación del equipo con ayuda de la taba de cobertura y los diferentes cómputos de horas que se van actualizando mientras planifica. La propuesta de vacaciones insertada es temporal y se refleja en color morado mientras se encuentre pendiente de aprobar o denegar.

4º. En último lugar, el administrador tiene que aceptar o denegar la petición de la PDV para convertirla en definitiva o bien eliminarla. A la hora de aceptar la petición, se realiza en modo de “Añadir” para poder tener tanto las vacaciones como los turnos y no “Sustituir”. De esta manera, se mantienen las horas planificadas y no se realizará el cuadre de horas correctamente hasta que no existan las vacaciones finales definitivas.

En el caso en el que la propuesta de vacaciones sea aceptada, aparecerán en el cuadrante en color amarillo y la PDV desaparece automáticamente. Además, conviven los datos de las propuestas de vacaciones de los turnos que computan horas con las vacaciones pendientes.

Otra de las prioridades que se da en esta propuesta, es que en el mismo cuadrante se puede ver si la demanda del servicio está cubierta con la planificación del equipo y en un momento determinado, gracias a la tabla de cobertura situada en la parte inferior derecha del cuadrante. De forma general, nos informa de cuántos trabajadores se encuentran planificados por cada día y cada tipo de turnos.

Todo este proceso se puede repetir también en el cuadrante borrador para moverlo al cuadrante donde llegarán las peticiones posteriormente. En el borrador no se pueden gestionar peticiones, se tienen que planificar las vacaciones por parte del mando en aTurnos añadiendo las vacaciones como si fueran turnos. Después se selecciona el trabajador y las fechas para moverlo al cuadrante definitivo.

OPCIÓN 2: Patrones de turno

1º. El primer paso es crear el tipo de turno PDV al igual que la primera opción y con la misma configuración.

2º. A continuación hay que crear el patrón de turnos, bien semanal o de la duración deseada. En nuestro ejemplo crearemos uno de 14 días (x14). En este caso, aplicaríamos a los días festivos e iríamos insertando los turnos (PDV) creados durante todos los días y haremos clic en "Guardar":

3º. Aplicar patrón de la propuesta de vacaciones. En nuestro caso, seleccionamos 14 días en las fechas que queremos aplicar el patrón y el trabajador que vamos asignar el patrón. Cabe destacar que en el apartado 7 de este proceso, en el caso de ser futuras vacaciones naturales hay que indicar en Festivos: SI, de esta manera los turnos del patrón se insertarán en el cuadrante cuando se aplique. Por otro lado, en el apartado 10, se deja la opción Mantener, de tal forma que se insertan los turnos del patrón y se conservan los turnos que tiene planificado previamente; así el administrador aún puede observar la planificación que va a ser sustituida por las vacaciones definitivas.

En esta opción también se podrá aplicar el patrón directamente desde el Cuadrante con una configuración predeterminada. Haciendo clic en un día, nos saldrá la opción de "Añade Patrón" y los patrones que hemos creado previamente (en este caso seleccionamos el de PROPUESTA DE VACACIONES X14):

4º. Una vez que se inserten las vacaciones definitivas y reales (V), éstas sustituirán a los turnos PDV y a cualquier otro tipo existente en el cuadrante. Además, desde el Cuadrante, haciendo clic en el turno, en el apartado de "Info" aparecerá toda la información sobre el tipo de turno que ese trabajador tenía antes de la propuesta de vacaciones final:

Con estas dos propuestas, el objetivo es ayudar a que el administrador pueda plantear y visualizar de una forma más rápida y sencilla a modo de borrador la planificación, el control de horas, las vacaciones y la cobertura de contratación en verano en caso de que sea necesario, sin tener que añadir definitivamente los turnos y/o vacaciones.