Cómo mejorar la comunicación con el equipo de trabajo
Importancia de la comunicación entre los trabajadores
En las empresas, al igual que en la vida real, es necesario que haya una buena comunicación entre el equipo de trabajo, ya sea de empleado a empleado o de jefe a trabajador. Saber cuándo y la forma de comunicación efectiva puede ayudar a reducir la falta de comunicación, aumentar la motivación del equipo, reforzar la colaboración y fomentar la confianza de los trabajadores.
Desde aTurnos tenemos numerosas formas de comunicación que resultan fáciles y sencillas para establecer el contacto directo y constante entre el jefe hacia los trabajadores y empleados y viceversa, ya sea para comunicar noticias y novedades, pedir peticiones de cambios de turno o vacaciones, mensajes motivacionales, comentarios en el cuadrante de trabajo, etc.
Formas y tipos de comunicación con los empleados
1.Comentarios en el cuadrante
En el cuadrante de turnos de los trabajadores (Cuadrante>Cuadrante), aparte de los horarios de trabajo de cada uno de los empleados, hay un apartado que se denomina “comentarios” para que cualquier usuario pueda escribirlos y queden reflejados en el cuadrante teniendo la opción de que dicho comentario se repita durante un periodo de tiempo determinado y sea visible solo para el que lo ha escrito, para el trabajador, para todos o para el trabajador y administradores. Además, se podrán incluir emoticonos en los comentarios a parte del texto:
2. Tablón de anuncios / chat
Otra forma de comunicación que tenemos en los equipos de aTurnos es el chat o tablón de anuncios donde, tanto los administradores como trabajadores del equipo, pueden mantener una conversación en forma de chat o bien publicar noticias importantes e información de su interés para mantener comunicación en tiempo real con los trabajadores del equipo en general. En este caso no es una forma de comunicar individualmente, sino que el mensaje que se ponga en dicho tablón es visible para todos los miembros que pertenezcan a ese equipo ya que se encuentra en la página de inicio en forma de widget nada más loguearse con el usuario y contraseña y elegir el equipo correspondiente:
3. Peticiones
A la hora de realizar cualquier tipo de petición, ya sea por parte del trabajador o del administrador del equipo, el usuario va a poder poner un comentario agregado a la solicitud para especificar o si hay algo importante que añadir al respecto. Por ejemplo si se trata de horas de compensación de otro turno o vacaciones porque necesite descansar, etc. Además, cuando el administrador del equipo tenga que resolver la solicitud (denegarla o aceptarla en el caso de que en la configuración esté determinada de esta manera) podrá escribir un comentario también al trabajador que le solicitó la petición. De esta forma, el administrador del equipo estará al tanto de todo lo ocurrido y se producirá una comunicación directa por parte de ambos lados.
4. Mensajes in-APP
Como novedad en las formas de comunicación con el trabajador hemos incluido este apartado de mensajes in-APP los cuales aparecerán en la APP de los usuarios. Se trata de notificaciones que va a poder lanzar el superusuario del equipo de tal manera que le aparezca el mensaje a todos los miembros de su equipo en la APP cuando éste indique. De esta forma se podrá felicitar o comunicar alguna novedad importante en masa a todo el equipo de forma rápida y sencilla.
Para crear el mensaje y lanzarlo hay que hacerlo desde el menú (aturnos.com) en la web RRHH>Acciones>Notificaciones APP>Añadir rellenando los siguientes campos:
Una vez que esté listo el mensaje, se hace clic en “Guardar” y aparecerán todas las notificaciones creadas de la siguiente manera, pudiendo eliminarlas (papelera) y modificarlas (botón de acción verde):
Cuando el trabajador se meta en su APP e inicie sesión con su usuario y contraseña, le aparecerá en pantalla lo siguiente:
Una vez que éste le dé a “Aceptar”, el mensaje desaparecerá y no le volverá a aparecer al usuario.
5. Notificaciones por correo electrónico
Este tipo de comunicación hace referencia a las notificaciones que el administrador del equipo se encarga de mandar a todos los trabajadores para que no se olviden de revisar el cuadrante y salden las horas, por ejemplo. De esta manera, desde el menú haciendo clic en Administrar>Ajustes>Módulos>Añadir>Mandar notificación se envía el aviso en forma de correo electrónico una vez con el texto deseado y se puede programar para que se envíe siempre un día en concreto (por ejemplo: “el último de cada mes”), además de un margen de días:
Consejos para lograr una comunicación efectiva en el entorno de trabajo
A continuación os dejamos una serie de consejos y recomendaciones a tener en cuenta para conseguir y alcanzar una comunicación efectiva con los compañeros de trabajo en un entorno laboral:
- Usar las herramientas y plataformas necesarias de comunicación que mejor se adecuen a las necesidades de la organización y sean sencillas y fáciles de aplicar.
- Asegurarse de trasladar el mensaje a la persona correcta.
- Adecuarse a la forma en la que se tiene que mandar el mensaje según sea más formal, informal, etc.
- Tratar de dar siempre la opinión al respecto y poder llegar a un acuerdo común juntando todas las ideas del equipo.
- Realizar reuniones o sprint constantes y regulares para poder mantener al tanto al equipo en tiempo real.
- Preguntar, dar feedback y responder siempre que sea necesario.
- Comunicar, repartir y gestionar las tareas de la mejor forma posible.
- En caso de conflicto o de no salir las cosas como se esperaban tratar de resolverlo en el menor tiempo posible.
- Dejar los mensajes por escrito para evitar posibles olvidos.