Gestión de equipos de trabajo
Gestionar equipos de trabajo eficientemente implica desarrollar habilidades de liderazgo, comunicación y resolución de problemas.
El valor fundamental de las organizaciones reside en las personas, ya que son ellas las que fundan las empresas, determinan sus estrategias, llevan a cabo sus proyectos y resuelven sus problemas. La gestión de equipos de trabajo adquiere una importancia significativa, ya que la conexión efectiva entre los empleados y los líderes impacta positivamente en el éxito de la organización.
¿En qué consiste un equipo de trabajo?
Un equipo de trabajo se compone de empleados que se unen con un propósito común: lograr un objetivo específico.
Cada miembro aporta habilidades y conocimientos distintos y únicos, enriqueciendo así al grupo. La efectividad de un equipo depende de la existencia de una comunicación sólida, confianza y respaldo mutuo entre sus miembros. Es esencial que todos compartan la misión y visión de la empresa, asumiendo la responsabilidad del éxito colectivo.
Por otro lado, el líder del equipo es el encargado de motivar al equipo, asignar tareas según las habilidades individuales y promueve la colaboración.
El uso de herramientas adecuadas, facilita la gestión de equipos al permitir el seguimiento del tiempo, la administración de capacitaciones y la evaluación del rendimiento de los colaboradores. En este caso, gracias al software de RRHH de aTurnos, se puede conseguir este proceso eficazmente que se explicará a continuación.
Tipos de equipos de trabajo en medianas y grandes empresas
En medianas y grandes empresas, la diversidad de funciones y proyectos requiere una variedad de equipos de trabajo especializados. Dicha estructura, así como los componentes de los equipos, pueden evolucionar según los cambios en la organización. Algunos tipos comunes de equipos que puedes encontrar:
Equipos funcionales por habilidades y/o competencias
Consiste en agrupar a los trabajadores con habilidades y conocimientos similares en funciones específicas. De esta manera, puedes asignar responsabilidades específicas a grupos de empleados con conocimientos particulares, permitiendo interacciones entre equipos de diferentes áreas.
Esta estructura no solo impulsa la productividad, sino que también amplía la perspectiva de todos los departamentos. Al asignar tareas alineadas con la experiencia de los empleados, se fomenta la motivación y el compromiso.
Equipos por departamentos
Las empresas con un gran número de trabajadores se distribuyen en diferentes departamentos o áreas. Gestionar equipos de trabajo en una organización de este tamaño requiere de una buena estrategia y herramientas adecuadas. Este tipo de equipos son permanentes, pues se encargan de tareas continuas y mantienen su estabilidad a largo plazo.
En primer lugar, es necesario establecer los equipos por departamentos y puestos de trabajo. Una vez realizado este proceso, es necesario elegir un manager para cada uno de ellos que controle a los miembros del equipo. De esta forma, se podrá realizar una evaluación constante y repartir tareas según la demanda de trabajo, así como generar sinergia entre la organización.
Equipos virtuales
Este tipo de equipos de trabajo comprende miembros que trabajan desde ubicaciones geográficas diversas. En este caso, es necesario el uso de la tecnología avanzada para la colaboración y la comunicación entre ellos.
Equipos por proyectos o temporales
Este tipo de equipos se crean temporalmente para abordar proyectos específicos. Los miembros pueden provenir de diferentes áreas funcionales y colaborar para lograr un objetivo específico, como un proyecto.
Equipos de evaluación
Los equipos de evaluación son aquellos que tienen el propósito de examinar y analizar diversos aspectos dentro de una organización. Estos equipos desempeñan funciones específicas para evaluar el rendimiento, la eficacia o la conformidad con ciertos estándares: equipos de evaluación del desempeño, evaluación de clientes, auditoría interna, evaluación de proyectos, evaluación de riesgos y seguridad, etc.
Estos equipos desempeñan un papel fundamental en el proceso de mejora continua y en garantizar que la organización opere de manera eficiente, cumpla con estándares y se adapte a los cambios en su entorno. La composición y el enfoque de los equipos de evaluación variarán según los objetivos específicos de la evaluación que están llevando a cabo.
¿Cómo gestionar equipos de trabajo?
Los miembros de los equipos de trabajo tienen perfiles mixtos, combinando aspectos humanos y profesionales. Por esta razón, las estrategias de gestión de equipos no deben centrarse únicamente en datos de productividad, sino que deben considerar variables más complejas.
Aspectos como atracción, reclutamiento, selección, incorporación, desarrollo, retención, salida y construcción de la imagen del empleador son igualmente cruciales para el desarrollo de un profesional en la empresa y, por ende, para la productividad y rentabilidad de la misma.
Consejos para tener en cuenta en la gestión de equipos de trabajo
Mejorar la comunicación
Es necesario fomentar una comunicación clara, abierta, constante y transparente. Para ello, hay que facilitar las herramientas y canales necesarios para que todos los trabajadores y miembros del equipo puedan expresar ideas y sugerencias.
Cooperación y organización
Para gestionar los equipos de trabajo eficazmente es importante que los roles y responsabilidades de cada trabajador del equipo estén claramente definidos según sus habilidades y/o especialidades y así evitar redundancias gracias a una ejecución ordenada de las tareas.
Crecimiento y evaluación del rendimiento
Es necesario promover una retroalimentación regular y específica para mejorar el rendimiento y reconocer los logros de los trabajadores, así como las evaluaciones periódicas para aprender de las experiencias y ver resultados. Además, para proporcionar oportunidades de crecimiento hay que invertir en el desarrollo personal y profesional de los miembros del equipo.
Definir objetivos claros
Establecer objetivos individuales y colectivos de manera clara facilita su logro y permite coordinar tareas considerando las fortalezas de cada miembro del equipo. Además, es crucial ofrecer bonificaciones o recompensas en función de estos objetivos.
Cuidar el bienestar y el clima laboral
No hay que descuidar la salud y el bienestar de los trabajadores dentro de una organización. Por ello, es necesario establecer un equilibrio entre vida laboral y personal y crear un ambiente de trabajo positivo y respetuoso, ya que un equipo contento y comprometido tiende a ser más productivo. Fomentar la confianza y la transparencia, así como centrarse en soluciones constructivas en lugar de culpar por errores, contribuye al bienestar y rendimiento de los equipos.
Promover la colaboración y flexibilidad
Es necesario estar abierto a adaptarse a cambios en el entorno o en la dirección del proyecto, para así conseguir los objetivos a largo plazo. Estableciendo un ambiente colaborativo, resulta mucho más sencillo alcanzar las metas comunes.
Liderazgo positivo
Un liderazgo positivo y proactivo es esencial para el funcionamiento eficiente de los equipos. Además, reconocer los éxitos de los miembros de tu equipo, ya sea mediante reconocimientos internos, premios monetarios cuantificables o ascensos por logros excepcionales, es crucial para mantener un ambiente laboral positivo y motivador.
Software para la gestión de equipos de trabajo
En el momento de formar un equipo de trabajo, se determinan las características de la función o de las funciones que se van a desempeñar en cada puesto, y con ello las necesidades de conocimiento y/o habilidades que se requieren. Para ello, es necesario conocer las habilidades y especialidades y centrarnos en la polivalencia de los empleados.
Desde aTurnos, tenemos la solución perfecta para definir el proceso y gestionar los equipos de trabajo. Previamente, se agregan las distintas especialidades o habilidades y a continuación se agrupan por grupos puntuándolas de 0 a 5, correspondiendo el nivel 0 al trabajador que no tiene ningún control sobre la habilidad y el nivel 5 al empleado que tiene el máximo conocimiento de dicha tarea o función.
La gestión de la polivalencia de los empleados en aTurnos mediante las especialidades ofrece flexibilidad a los líderes y administradores de los equipos a la hora de una posterior planificación y gestión de tiempos de trabajo.
Además, en la gestión de equipos de trabajo es necesario establecer una serie de tareas para cada empleado. La gestión de tareas se ha convertido en una vía rápida y práctica para organizar las actividades que debe realizar un equipo de trabajo. Además, simplifica los procesos de trabajo, los hace más transparentes y sobre todo controla y analiza la ejecución de ellas y su evolución. En aTurnos disponemos de un módulo de tareas. En este caso, los trabajadores informan de las tareas realizadas durante su jornada laboral y los administradores de los equipos organizan las tareas y servicios de las organizaciones según la demanda de trabajo.