Implementando sistemas de gestión del tiempo en las empresas, se potencia la eficacia y productividad del negocio.
¿A qué hace referencia la gestión del tiempo en las empresas?
La gestión del tiempo es una de las tareas más desafiantes para el departamento de RR. HH., especialmente en el entorno laboral actual. Para ello, un software de gestión de tiempo y laboral incrementa la productividad y optimiza la experiencia profesional de los trabajadores, reduciendo el estrés y enfocándose en tareas que realmente aportan valor.
La gestión del tiempo implica distribuir de manera adecuada el tiempo de trabajo de una persona para que realice diversas tareas de la forma más eficiente posible.
Existen diversas estrategias para optimizar la gestión del tiempo en un negocio. Aunque los directores de RR.HH. O Project Managers pueden asumir parte de la responsabilidad, la clave está en aprovechar la tecnología. Aquí entran en juego los programas y aplicaciones de gestión del tiempo.
¿Por qué se da una gestión del tiempo ineficiente?
El tiempo es un recurso limitado y la autogestión define cómo se utilizará. Al final de la jornada laboral, el balance puede ser negativo si no se han alcanzado los objetivos a pesar de la sensación de haber estado ocupado todo el tiempo o, por el contrario, positivo si se ha aprovechado cada momento de manera productiva. Una autogestión del tiempo positiva es vista como un signo de eficacia y éxito en el ámbito laboral.
Los principales problemas en la gestión del tiempo en las empresas provienen de:
- Falta de organización y objetivos SMART
- Reuniones mal gestionadas
- Uso ineficaz de herramientas como el correo electrónico
- Interrupciones excesivas
- Mala planificación y asignación de tareas
- Incapacidad para priorizar entre lo importante y lo urgente
Sin embargo, darse cuenta de estos errores comunes y de que la gestión ineficiente del tiempo se está convirtiendo en un problema generalizado es solo el comienzo. Reconocer el problema es el primer paso para encontrar una solución, que implica medir cómo trabajamos y optimizar nuestro tiempo. Así, podemos identificar las actividades que más valor aportan y concentrarnos en ellas, dejando de usar la falta de tiempo como excusa.
“Somos los dueños de nuestro tiempo y está en nuestras manos gestionarlo adecuadamente".
¿Qué es un software de gestión del tiempo?
La gestión del tiempo abarca todas las áreas de recursos humanos, desde planificar el personal y turnos de trabajo hasta analizar el horario de trabajo de los empleados y la gestión del calendario laboral. Por lo tanto, uno de los objetivos principales de este software es mejorar la eficiencia y productividad en la empresa.
Un software de gestión del tiempo es un conjunto de herramientas que optimiza la productividad y automatiza las tareas relacionadas con los recursos humanos en una empresa. Esto incluye la planificación de turnos de trabajo, gestión de la operativa diaria (vacaciones, permisos, absentismos, etc.) así como el registro de entrada y salida laboral asociado a horas extraordinarias y/o complementarias, entre otras.
Elegir el software de gestión del tiempo adecuado para tu empresa puede resultar complicado. Existen muchas herramientas disponibles, por lo que para seleccionar el software que mejor se ajuste a su empresa, es fundamental definir sus expectativas en cuanto a funcionalidades, lo que le permitirá encontrar la mejor solución que se adapte a tus necesidades.
¿Cómo mejora un departamento de RR. HH. con un software de gestión del tiempo?
“Una adecuada planificación del personal y turnos de trabajo permite optimizar la gestión de las horas y el tiempo de enfocarse en tareas que aportan valor.”
El software de gestión del tiempo se encarga de gestionar toda la información sobre las horas trabajadas por los empleados, las tareas que realizan y los costes asociados a los proyectos, entre otras muchas funciones. Esto asegura una planificación más eficiente de los turnos de trabajo y un control más preciso de las horas extraordinarias, complementarias, etc.
Así, los diferentes roles y directores de RR.HH. pueden enfocarse más en otras tareas importantes que aporten valor, así como la disponibilidad y preferencias de sus empleados y la asignación de tareas según las habilidades de cada trabajador para cumplir adecuadamente los objetivos de la empresa.
¿Qué programas forman un software de gestión del tiempo?
Un programa para gestión del tiempo es una herramienta que empodera tanto al departamento de recursos humanos como los propios trabajadores. De esta forma, permite gestionar de forma eficiente las solicitudes de vacaciones, permisos, absentismos, así como registrar entradas y salidas, descansos y planificar los cuadrantes de turnos de trabajo de forma automática, entre otras.
Planificación de personal y cuadrante de trabajo
Muchas empresas continúan planificando turnos de trabajo sin considerar las preferencias individuales de los trabajadores; esto puede causar conflictos entre el personal. El software de gestión de turnos ayuda a gestionar el proceso de asignación de horarios de trabajo.
Desde aTurnos, puedes planificar automáticamente el personal de tu empresa en función de la demanda de trabajo (cuadrantes de trabajo, calculadora de turnos, rotación de personal mediante patrones de turnos, etc.).
Gestión de vacaciones y operativa diaria
El software de control de vacaciones permite gestionar las vacaciones, los periodos de descanso y días libres de todos los empleados. Esto ayuda a evitar problemas operativos causados por la superposición de absentismos y ofrece transparencia en la distribución de las vacaciones. Además, cualquier empleado puede verificar fácilmente sus días libres y cómo se distribuyen los de sus compañeros gracias a los cuadrantes de trabajo.
Con aTurnos puedes gestionar fácilmente el tiempo y la operativa diaria de los trabajadores (horas, permisos, cambios de turno, vacaciones, etc.) garantizando el cumplimiento de los horarios de trabajo. También puedes ofertar turnos y horas para cubrir tu demanda de trabajo. Esto fomenta la comunicación bidireccional y directa entre empleados, mandos intermedios y recursos humanos y empodera a los trabajadores ya que ellos mismos pueden solicitar sus vacaciones siguiendo los criterios establecidos por el convenio y la ley.
Gestión de tareas
Un software de gestión del tiempo también mejora la productividad ya que permite a los empleados y mandos organizar y priorizar sus tareas de manera eficiente. Por otro lado, facilita el seguimiento del progreso de las tareas y proyectos, asegurando que se cumplan los plazos y ofrece transparencia sobre el estado y progreso de las tareas para todos los miembros del equipo.
Con aTurnos, podrás organizar eficientemente las plantillas de trabajo y gestionar las tareas de tus empleados según la demanda, así como controlarlas en tiempo real.
Gestión de costes
En este caso, el software ayuda a monitorear y controlar los gastos en tiempo real, permitiendo a las empresas mantener sus costes bajo control y ayuda a calcular la rentabilidad de proyectos, productos y servicios.
Con aTurnos analiza los costes de los trabajadores, genera datos que ayuden a la toma de decisiones para contrataciones y analiza las desviaciones de la planificación de personal.
Control horario
Gracias a esta funcionalidad automatiza la gestión horaria y proporciona la información necesaria a los departamentos y responsables correspondientes gracias a los informes. Este software de control horario es esencial para gestionar la flexibilidad horaria, el teletrabajo y la conciliación laboral, cumpliendo estrictamente con el Registro de la Jornada según la ley.
Con aTurnos, puedes registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores para conocer el exceso/defecto de horas trabajadas respecto a las planificadas y cumplir con el Registro Diario de la Jornada.
Cómo aTurnos ayuda a gestionar el tiempo en tu empresa
“Con aTurnos, mejora la productividad de tu empresa sin aumentar la carga administrativa y cumple con la obligación de registrar las horas trabajadas por parte del personal. Valora tu tiempo, mejóralo con nuestro software de gestión del tiempo.”
aTurnos es una solución que permite gestionar el tiempo y la planificación de turnos de trabajo de la forma más eficiente posible, además de llevar un control del registro de horas de tus empleados.
Una de las principales ventajas es que gestiona todos los procesos de forma automática, es decir, no es necesario planificar los cuadrantes de trabajo de en excel o registrar las horas de trabajo y tareas de forma manual.
Puntos fuertes de aTurnos relacionados con la gestión de tiempos:
- Gestiona el tiempo y las tareas de los trabajadores gracias a un seguimiento en tiempo real de las mismas.
- Puedes obtener los informes y estadísticas del registro horario, así como horas extraordinarias y/o complementarias.
- Planifica el personal de tu empresa en función de sus habilidades y competencias para aumentar la productividad.
- Automatización de la operativa diaria: petición de vacaciones sencilla, gestión de permisos y absentismos de forma eficiente, etc.
- El uso de la APP resulta muy eficiente para nuestros clientes. Los puntos fuertes son, por un lado, el Control Horario, es decir registrar la entrada y salida de la jornada laboral mediante un clic y, por otro lado, las peticiones (peticiones de permisos y solicitud de vacaciones en su mayoría) y cambios (tanto para el rol administrador como para el trabajador).
- Planifica de forma automática los turnos de trabajo en función de las preferencias de los empleados, potenciando el empoderamiento de estos.
Beneficios de implantar un software de gestión del tiempo como aTurnos
Implementar un software de gestión del tiempo en tu empresa trae numerosos beneficios y mejora significativamente el rendimiento del negocio, especialmente la productividad del equipo. Algunos de los beneficios más destacados son:
Ahorro de tiempo
La gestión centralizada del tiempo de trabajo y las pausas reduce la carga administrativa y minimiza errores en el ingreso de datos. Además, la recolección automática de información optimiza aún más estos procesos.
Cumplimiento normativo
Este software asegura el cumplimiento de las leyes laborales, especialmente en relación con los períodos de descanso y las horas máximas de trabajo.
Aumento de la productividad
Mejora la visibilidad sobre los recursos disponibles y el seguimiento de proyectos, lo que permite una mejor gestión de equipos y recursos.
Mejor seguimiento del equipo
Facilita la comprensión de las dinámicas de trabajo y permite identificar sobrecargas en el equipo, ayudando a equilibrar tareas y a conciliar la vida laboral y personal.