En el mundo empresarial actual, donde la agilidad y la adaptación son cruciales para el éxito, la centralización de la planificación de personal ha emergido como una práctica común en muchas organizaciones.
Esta estrategia, que busca unificar la gestión de los recursos humanos desde un centro corporativo, se promueve bajo la premisa de mejorar la eficiencia, la consistencia y el control. Sin embargo, implantar esta estrategia dentro de una organización tiene un costo significativo: la desautorización de los mandos locales, quienes son los más capacitados para entender y gestionar las necesidades específicas de sus equipos y operaciones según la demanda.
Conocimiento Local: La Clave para una Planificación Eficaz
Los mandos intermedios, aquellos responsables de dirigir y coordinar equipos en las distintas unidades de una empresa, poseen un conocimiento profundo y directo de las operaciones diarias. Ellos están inmersos en la realidad de sus centros de trabajo, conocen las dinámicas de su equipo, las fluctuaciones en la demanda y las peculiaridades que caracterizan su entorno de trabajo. Este conocimiento local es incalculable para una planificación de personal eficaz.
Cuando la planificación de personal se centraliza, se corre el riesgo de que las decisiones se tomen sin un entendimiento completo de las necesidades y circunstancias específicas de cada unidad operativa. La planificación de turnos y la asignación de personal no son tareas que se puedan estandarizar fácilmente, ya que cada área de la empresa puede tener requisitos únicos en función de factores como la temporada, el tipo de clientes, o la carga de trabajo específica. Los mandos que están en contacto directo con estas variables son los más capacitados para ajustar los horarios de manera que se maximice la productividad sin sacrificar el bienestar de los empleados.
En muchas ocasiones, también los gerentes pueden verse abrumados por la cantidad de datos y opciones disponibles, lo que puede dificultar la toma de decisiones si no se gestionan adecuadamente. Muchas veces desde corporativo se quieren ofrecer un abanico de herramientas con de datos, dahsboard, forecasting, Business Intelligence o estimaciones que vemos que no son utilizados por los mandos intermedios. También la calidad de los datos de la central no es buena o simplemente que los objetivos son distintos.
El Impacto de la Desautorización en la Moral y la Responsabilidad
Cuando se centraliza la planificación de personal, los mandos locales pueden sentirse desautorizados y desconectados de las decisiones clave que afectan a sus equipos. Esta falta de autonomía puede tener un efecto desmoralizador, reduciendo su motivación y compromiso. En un entorno donde los mandos sienten que sus conocimientos y experiencias no son valorados, es menos probable que asuman la responsabilidad de los resultados, ya que perciben que las decisiones importantes se toman en otro lugar, fuera de su control.
Empoderar a los mandos locales al devolverles la responsabilidad de la planificación de personal no solo fortalece su sentido de propiedad y liderazgo, sino que también mejora la moral del equipo. Los empleados tienden a estar más satisfechos y comprometidos cuando sienten que sus horarios y responsabilidades se gestionan con un conocimiento profundo de sus necesidades individuales y colectivas, algo que solo los mandos locales pueden proporcionar.
El Rol del Corporativo: Apoyo, No Control
El rol del corporativo en la gestión de recursos humanos es clave para garantizar que las políticas y prácticas relacionadas con la administración de personas sean coherentes, eficientes y alineadas con la estrategia general de la empresa. La principal estrategia de este rol consiste actuar como un recurso de apoyo para las distintas unidades de negocio, brindándoles orientación en la gestión diaria de sus equipos y adaptando las políticas generales a las necesidades locales, sin perder de vista la coherencia global.
Es crucial reconocer que, aunque los mandos locales deben tener la responsabilidad principal de la planificación de personal, esto no significa que el corporativo no tenga un rol que desempeñar. El papel del corporativo debe ser el de un facilitador y un apoyo, proporcionando herramientas, recursos y guías que ayuden a los mandos a realizar su trabajo de manera más efectiva. Esto puede incluir software de planificación, formación en gestión de recursos humanos y análisis de datos que les permitan tomar decisiones más informadas.
Sin embargo, la línea entre apoyo y control es delicada. El corporativo debe resistir la tentación de microgestionar o imponer decisiones que, aunque bien intencionadas, pueden no alinearse con las realidades locales. En lugar de dictar la planificación, el corporativo debe enfocarse en habilitar a los mandos, dándoles la libertad y la confianza para adaptar las directrices a sus circunstancias particulares.
Por ejemplo, si no vamos a la planificación de personal, corporativo puede definir limitaciones legales o de corporativo como una flexibilidad horaria máxima del 10% en la semana. El mando intermedio planifica y puede llegar a incumplir esta premisa por necesidades de negocio, pero corporativo siempre tendrá la información de los que ocurre y ayudar lanzando una contratación nueva o pagando las horas extra.
¿Cómo empoderar a los mandos intermedios?
El empoderamiento de los mandos a través de herramientas de planificación se refiere al proceso mediante el cual los gerentes adquieren mayor autonomía, control y capacidad de decisión en la gestión de sus equipos y recursos gracias al uso de tecnologías y sistemas de planificación avanzados. Estas herramientas facilitan la toma de decisiones informadas y estratégicas, lo que permite a los gerentes mejorar la eficiencia, la productividad y la efectividad de sus áreas de responsabilidad.
Herramientas de planificación que empoderan a los mandos:
Software de Gestión de Proyectos, Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Herramientas de Business Intelligence (BI), Sistemas de Gestión del Desempeño, Planificación de la Fuerza Laboral.
Ventajas de la centralización de la planificación de personal y empoderamiento de los mandos
Las herramientas de planificación empoderan a los gerentes al proporcionarles los recursos y la información necesaria para tomar decisiones más efectivas y estratégicas. Sin embargo, su implementación y uso requieren una gestión cuidadosa para maximizar los beneficios y minimizar los desafíos. Algunos de los beneficios de centralizar la planificación del personal y empoderar a los mandos intermedios en recursos humanos son:
Consistencia y estandarización
Al centralizar la planificación de personal, se asegura que las políticas, procedimientos y prácticas de recursos humanos sean consistentes en toda la organización. Esto evita discrepancias y asegura que todos los empleados y sus horarios sean tratados de manera equitativa.
Mejor control y supervisión
La centralización permite a la alta dirección tener un mayor control sobre las decisiones de personal, lo que facilita la supervisión y la alineación con los objetivos estratégicos de la organización.
Eficiencia en la toma de decisiones
Al centralizar las decisiones, se puede reducir la duplicación de esfuerzos y recursos, lo que puede llevar a una mayor eficiencia operativa. También facilita la optimización del uso de recursos humanos, asegurando que las necesidades de personal se cubran de manera adecuada.
Economías de escala
La centralización permite aprovechar economías de escala, especialmente en áreas como la contratación, la formación y el desarrollo de los empleados. Los recursos se pueden utilizar de manera más eficiente cuando se gestionan a nivel central.
Mejor gestión de riesgos
Una estructura centralizada facilita la identificación y gestión de riesgos relacionados con el personal, como el cumplimiento normativo y las cuestiones legales, lo que reduce la probabilidad de errores o incumplimientos.
Aumento de la autonomía
Las herramientas de planificación permiten a los gerentes gestionar sus áreas con mayor independencia, reduciendo la necesidad de supervisión constante y permitiendo una respuesta más rápida a los desafíos y oportunidades.
Optimización de recursos
Al tener una visión clara de los recursos disponibles y las necesidades futuras, los gerentes pueden asignar y gestionar los recursos de manera más eficiente, lo que reduce costos y aumenta la productividad.
Desarrollo de capacidades
El uso de estas herramientas puede ayudar a los gerentes a desarrollar nuevas habilidades en análisis de datos, gestión de proyectos y toma de decisiones estratégicas, mejorando su competencia y valor dentro de la organización.
Conclusión
En un mundo empresarial que valora cada vez más la agilidad y la personalización, la centralización de la planificación de personal es una estrategia que aún supone un reto para las empresas. Los mandos intermedios, con su conocimiento íntimo de las operaciones locales, son los mejor posicionados para tomar decisiones que maximicen la eficiencia y el bienestar de los empleados. Empoderarlos con la responsabilidad de la planificación no solo mejora los resultados operativos, sino que también fortalece el liderazgo, la moral y la cultura organizacional.
El verdadero éxito en la planificación de personal se encuentra en el equilibrio: un corporativo que apoya sin tener el control autoritario y unos mandos locales que lideran con conocimiento y autonomía. Al final, las organizaciones que logran este equilibrio estarán mejor equipadas para enfrentar los desafíos y aprovechar las oportunidades en un entorno empresarial en constante cambio.