Cómo gestionar la Incapacidad Temporal con aTurnos
Cómo contabilizar las horas de un trabajador en situación de incapacidad temporal (IT) es un aspecto clave en la gestión del tiempo de trabajo, especialmente cuando el empleado tiene una jornada irregular. En estos casos, surge la duda sobre cómo computar las horas trabajadas y si los periodos de IT deben influir en el cálculo de posibles excesos o defectos de jornada.
A continuación, analizamos el tratamiento de la incapacidad temporal en relación con la jornada anual efectiva, explicando cómo se determina el cómputo de horas en estos escenarios. Además, se detallará el criterio de proporcionalidad aplicado para calcular el exceso de jornada y, por último, se explicarán las implicaciones legales que pueden derivarse de los convenios colectivos o acuerdos específicos en cada empresa.
Características principales de una Incapacidad Temporal
La incapacidad temporal (IT) es una situación en la que un trabajador se encuentra impedido temporalmente para desempeñar su actividad laboral debido a una enfermedad común, un accidente laboral, una enfermedad profesional o un accidente no laboral.
- Duración limitada: La IT tiene un carácter temporal, con un máximo de 365 días, prorrogables por 180 días adicionales si se prevé una recuperación.
- Prestación económica: El trabajador percibe un subsidio cuya cuantía varía según la causa de la baja y el tiempo que lleve en esta situación.
La incidencia de la IT en el contaje de la jornada anual efectiva
De forma genérica, el periodo de incapacidad temporal no se tiene en cuenta a efectos del cómputo de la jornada anual efectiva del trabajador. Esto significa, que los días en los que el empleado está de baja por IT no se consideran como tiempo de trabajo efectivo para calcular el total de horas trabajadas en el año. Lo que puede afectar a pluses que se añaden si se hace la jornada efectiva; como los festivos trabajados, las nocturnidades o las turnicidades. Algunos de estos, puede llevar incremento de la jornada o solo incremento salarial. Por ejemplo, hay sectores donde si se hace un turno de noche se computan más horas a las efectivamente realizadas.
Durante la situación de IT, el trabajador no presta servicio, lo que impide asimilar ese periodo al de trabajo activo a efectos del cumplimiento de la jornada máxima de trabajo. Lógicamente, el trabajador no ha de recuperar las jornadas de trabajo transcurridas bajo el periodo de IT.
Criterio de proporcionalidad para el cálculo de horas computadas en periodo de IT del trabajador
Para calcular las horas computadas en casos de jornada irregular con periodos de IT, se debe aplicar un criterio de proporcionalidad como buena práctica. Esto implica que se debe calcular en función de los días de trabajo efectivos que realizaría si no estuviera de IT.
Si el cuadrante está publicado de forma anual y validado por la empresa y/o comité es muy sencillo: computan las horas que tenga planificadas. Normalmente cuando la empresa entrega el cuadrante ya está ajustado a las horas de convenio al año. Es decir, si esa baja por IT coincide con un periodo de turnos en una jornada irregular se computan esas horas y si coincide que está en un periodo de descanso, no se computan.
En el caso de que no se hubieran solicitado las vacaciones se restarían las horas pendientes que tiene el trabajador para disfrutarlas. Es decir, si hay 22 días laborables de vacaciones y cada día hago 7.5 horas, La planificación que se le entrega al trabajador, sin vacaciones, debería estar ajustada a sus horas anuales de convenio más 7,5 horas por 22 días. Por ejemplo, en un convenio de 1680 al año con dichos 22 días de vacaciones, sino se han podido planificar las vacaciones tiene que entregarse una planificación al trabajador de 1845 horas a la expectativa de que solicite las vacaciones. En el año de la IT el trabajador no consumiría sus vacaciones, pero tampoco tendría un exceso de horas al no haberlas disfrutado. Las mismas se moverían al año siguiente compensando esas horas.
Esta situación se complica cuando no podemos entregar al trabajador una planificación anual por motivos de negocio. Por ello, buscamos varias vías para encontrar esa proporcionalidad dentro de una jornada irregular que no se puede planificar anualmente.
Un ejemplo: una enfermera tiene un patrón de turnos en una jornada irregular de turnos que es M M T T N N L L L, si está de baja los turnos de noche le computa como si hubiera trabajado 10 horas por cada noche. Por el contrario, si coincidiese con los turnos libres, no le computaría. Ahora, el problema viene cuando la jornada irregular no está validada porque no se han publicado los horarios en el año completo o no se puede planificar con tanta antelación. Llegados a este punto existen 2 opciones:
- Si consideramos que la baja corresponde con un periodo pequeño, seguiría la rotación que tiene el trabajador, que debe estar publicada. Si en ese periodo hace más o menos horas, dependerá de la secuencia que le corresponda. Por ejemplo, si en una fábrica tienes la baja durante una semana y te tocaba el turno de noche, te computarán las horas de los turnos de noche que puede tener una duración mayor que los de mañana.
- Si la baja es de larga duración, podemos realizar un estimado al no existir planificación a futuro. La primera semana o semanas como estaban notificadas se contabiliza lo planificado, pero después de ese periodo recomendamos definir uno de estos criterios:
a) Coger las horas semanales dividirlo entre 7 días y multiplicarlo por los días que esté de baja. Por ejemplo, si hay un baja de 20 días y el trabajador está a 35 horas semanales. Haríamos 35 (horas semanales) entre 7 y el resultado lo multiplicamos por los 20 días de la IT. Estas 100 horas se contabilizan y el trabajador no tiene que recuperarlas. Este método lo recomendamos cuando hay un periodo de la IT para contabilizar lo planificado y pasados unos días se tiene en cuenta. Por ejemplo, hay convenios que los primeros 7 días contabilizan lo planificado y después la estimación. Además, este método tiene en cuenta solo los datos teóricos de jornada de trabajo semanal.
b) Coger las horas al día de trabajo medio y multiplicarlo por los días efectivos medios de trabajo a la semana (si tuviéramos planificados los días libres podríamos obtener los días reales de trabajo, sino hacemos una media con el patrón que tenga el trabajador). Por ejemplo, en el caso de la enfermera anterior con ese patrón trabaja 6 días en un patrón de 9 días. Es decir, trabaja de media 4,6 días a la semana y como tiene turnos de M (7 horas), T (7 horas) y N (10 horas) hace una media de 8 horas por turno. Entonces si está 20 días de baja haríamos 20 entre 7 y el resultado lo multiplicaríamos por 4,6 días a la semana de trabajo y por las 8 horas/días. En total saldrían 105,14 horas que no tiene que recuperar el trabajador y se contabilizan. Este método en diferencia al anterior tiene en cuenta los datos de planificación más que lo datos teórico, siendo este más ajustado a la realidad de las rotaciones de planificación. Cuando la jornada es muy irregular, tenemos un alto nivel de IT y queremos tener en cuanta un criterio desde inicio de la baja, este método hace una buena media que no afecta positiva ni negativamente al trabajador y empresa. Además, minimiza el impacto que la IT inició en un periodo de mucho o poco trabajo.
Impacto legal y equilibrio en la regulación de la IT
Esta solución se ajusta a la naturaleza jurídica que legalmente corresponde a los periodos de IT, ya que durante los mismos no hay una prestación efectiva de servicios, pero es necesario contabilizar las horas que no tiene que recuperar el trabajador. Es necesario definir un procedimiento claro donde tanto el trabajador como la empresa validen esta contabilidad de tiempos en un proceso transparente y automático. Es una gestión que puede ser muy complicada de mantener de forma manual y son necesarias herramientas, como aTurnos, que ayudan a reducir errores, automatizar y homogeneizar los resultados.
