Cómo organizar un equipo de trabajo en 5 pasos

Organizar un equipo de trabajo de forma eficiente no es una tarea sencilla ya que provoca muchos dolores de cabeza al área de recursos humanos y los managers de los distintos departamentos. Por eso, a continuación, te traemos los pasos que debes seguir para simplificar el proceso y ser eficiente.  

¿Por qué es importante el trabajo en equipo? 

Partiendo de la base de que el éxito de una buena organización radica en el trabajo en equipo, se requiere una buena planificación y una comunicación transparente entre todos los miembros gracias a herramientas digitales. Además, resulta clave una distribución clara y equilibrada de los roles dentro de la organización.  

Un equipo de trabajo es como un conjunto de piezas perfectamente engranadas. Cada una tiene su función específica, pero solo cuando todas trabajan en conjunto se logra el objetivo final. En una empresa, esto se traduce en personas con roles definidos que, al coordinarse de manera eficiente y trabajar en sinergia, hacen posible el éxito organizacional. 

Contar con una estrategia bien organizada permite optimizar la coordinación, minimizar errores, impulsar la motivación y colaboración y aprovechar al máximo las fortalezas de cada integrante para alcanzar los objetivos de manera más eficaz. 

Cómo crear un plan de trabajo en equipo efectivo paso a paso 

Para mantener un equipo eficiente y organizar tu equipo de trabajo recomendamos seguir estos 5 pasos clave: 

1. Establecer objetivos claros en el equipo de trabajo 

El primer paso consiste en definir los objetivos que el grupo debe alcanzar, ya que cuando el trabajador tiene claras sus metas, trabaja con mayor eficiencia y motivación. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables y realistas para garantizar que todos los miembros estén en sintonía. 

2. Asignar los roles y responsabilidades  

Para conseguir una mayor eficiencia en las tareas, es necesario dividirlas según las habilidades y especialidades de cada trabajador. Con aTurnos este proceso es muy sencillo, gracias a nuestra matriz de polivalencias se pueden asignar distintas skills por trabajador para poder encontrar al trabajador más cualificado en cada una de las tareas a realizar. 

3. Establecer una comunicación transparente y feedback continuo 

Una retroalimentación constante y el feedback resulta clave en el trabajo en equipo para poder minimizar los problemas y trabajar de forma alineada. Fomentar la comunicación abierta dentro del equipo permite mejorar la dinámica de trabajo. Esto se puede lograr a través de reuniones regulares, encuestas internas y análisis del feedback recibido. Además, es necesario tener en cuenta a todos los trabajadores, tanto los que trabajan en remoto como los que asisten a la oficina. Esto ayuda a fomentar la cooperación entre los miembros del equipo mediante la creación de un ambiente de trabajo inclusivo. 

4. Tener en cuenta las prioridades de los empleados 

Resulta fundamental tener en cuenta las prioridades y preferencias de todos los trabajadores de la organización. Con aTurnos, esto es posible gracias a las restricciones que se tienen en cuenta a la hora de la planificación de cada empleado, así como la posibilidad de hacer una petición de cambio de turno si surge cualquier imprevisto. Esto ayuda a mantener al equipo de trabajo motivado y satisfecho para conseguir mejores resultados. 

5. Medir el desempeño y ajustar las estrategias 

Para garantizar la efectividad de un plan de trabajo en equipo, es fundamental medir su impacto y realizar ajustes cuando sea necesario. Esto se logra a través de diferentes métodos de evaluación: 

• Los indicadores clave de desempeño (KPIs) permiten evaluar el rendimiento del equipo en términos de productividad, calidad y eficiencia. Es importante definirlos desde el inicio y hacer un seguimiento constante para asegurar el cumplimiento de los objetivos. 

• Evaluación del cumplimiento de plazos: Cumplir con los tiempos establecidos es una señal de buena organización. Para evaluar esto, se deben revisar periódicamente los hitos del proyecto, identificar retrasos recurrentes y ajustar el calendario si es necesario. 

• Ajustar las estrategias en el caso de que sea necesario si algo no funciona bien, o es necesario cambiar alguna tarea y gestionar los conflictos de manera proactiva y rápida.