Cómo optimiza un cronograma la gestión de recursos humanos
La gestión del tiempo y la organización de tareas son dos aspectos clave para el éxito de cualquier proyecto empresarial. El cronograma es una herramienta esencial que permite visualizar y planificar actividades, asegurando el cumplimiento de plazos incluso en periodos de mucha carga de trabajo. Debido a su importancia actualmente, vamos a explicar qué es un cronograma, cómo crearlo y qué herramientas utilizar para aplicarlo en tu empresa.
Qué es un cronograma y cuáles sus beneficios
Un cronograma es una herramienta de gestión que representa gráficamente las acciones o actividades realizadas en una empresa dentro de un período determinado de tiempo. Se aplica a la hora de realizar tareas, como la gestión de proyectos, la planificación de turnos o el registro de vacaciones.
Su objetivo es facilitar la organización y el control y ayuda a visualizar de manera clara y estructurada las tareas, así como su seguimiento asegurándonos de cumplirlas en los plazos establecidos.
Antes se elaboraban manualmente, pero actualmente, gracias a la digitalización y a las herramientas de gestión de RR.HH., las empresas ya cuentan con softwares especializados para su creación y gestión, como es el caso de aTurnos.
¿Cómo ayuda un cronograma a la gestión de Recursos Humanos?
Dado que todas estas acciones organizativas son ejecutadas por el departamento de Recursos Humanos en su mayoría, resulta claro que los cronogramas contribuyen a mejorar la eficiencia de las tareas de esta área dentro de una empresa. A su vez, simplifica y agiliza las tareas administrativas como la gestión de vacaciones o planificación de turnos.
Por otro lado, la flexibilidad laboral ha aumentado considerablemente ya que han surgido nuevos modelos híbridos en numerosas empresas, por lo que aumenta la productividad de la organización.
En cuanto a la comunicación, ésta se optimiza porque se puede establecer una conversación interna y disponer de una visión general de la planificación.
Por estas razones, es importante destacar la función del cronograma en el departamento de Recursos Humanos.
¿Cómo hacer un cronograma de trabajo?
El primer paso en la planificación de un cronograma de trabajo es definir su alcance y objetivos, así como identificar las etapas clave. Esta fase es crucial en la gestión del proyecto, ya que establece lo que se quiere lograr, cómo se va a llevar a cabo, las limitaciones del proyecto y el resultado final esperado.
Una vez definido el alcance, se debe elaborar una lista de tareas especificando la prioridad, persona encargada, tiempos de entrega, etc. Cada tarea debe asignarse una duración estimada, considerando posibles imprevistos. Es recomendable dejar márgenes de tiempo para posibles correcciones, evitando trabajar justo al límite de los plazos.
Una vez definidos todos estos aspectos, se puede empezar a crear el cronograma.
¿De qué manera han evolucionado los cronogramas?
Gracias al crecimiento de la digitalización, actualmente contamos con nuevas herramientas y softwares especializados en la planificación y gestión de recursos humanos. En este caso, aTurnos puede ayudarte a realizar un cronograma eficiente en forma de cuadrante de turnos de trabajo y gestión de personal dentro de una organización. Esto se consigue configurando una serie de datos previamente, para después plasmar toda la información en ellos de forma automática, desde la planificación de los trabajadores hasta el seguimiento de las tareas.
Funciones dentro de aTurnos que ayudan a realizar un cronograma eficiente
- Planificación de personal y turnos de trabajo: a la hora de planificar los cuadrantes de trabajo de los empleados, aTurnos muestra los turnos de forma semanal, mensual o anual. Además, puedes ver todos los detalles de tu próximo turno (horario, localización, etc.) También es posible realizar una planificación en base a las preferencias de los empleados y disponibilidad por especialidades o habilidades.
- Seguimiento y control de tareas: con aTurnos se puede realizar un seguimiento en tiempo real y control de las tareas realizadas por cada empleado.
- Registro digital de la jornada laboral: gracias a este tipo de cronograma, desde aTurnos puedes comprobar en un vistazo los fichajes de los trabajadores con respecto a las horas planificadas, así como el tiempo de descanso que tienen disponible.
- Gestión de la operativa diaria: esta tarea es una de las más arduas y complicadas para el rol de RR.HH. Por ello, desde aTurnos el proceso de gestionar las vacaciones, cambios de turno, absentismos, etc. resulta muy eficiente y sencillo ya que reduce la carga administrativa y automatiza todos los procesos.