Nuevo decreto sobre el Registro Horario Digital Obligatorio en las empresas: Impacto y novedades

¿Qué dice la normativa en España sobre el control horario 2025?

Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están legalmente obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esto se recoge en el Real Decreto-ley 8/2019, y se reforzará con este nuevo Decreto 2025, que busca garantizar un registro de la jornada “eficaz”, basado en los principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad, elimina definitivamente el fichaje en papel y obliga que todos los registros de jornada sean digitales y accesibles en tiempo real por la Inspección de Trabajo, tratando de detectar posibles irregularidades y regulando el registro de las horas extra, en caso de haber sido realizadas. Esto conlleva a que las empresas, deberán implantar una solución que facilite el registro horario digital, el acceso en tiempo real de la Inspección de Trabajo a los fichajes y definir muy bien qué se considera tiempo efectivo de trabajo. 

¿En qué consiste el nuevo decreto sobre el registro horario y cómo impacta en las empresas? 

Esta nueva propuesta del gobierno busca garantizar la trazabilidad, objetividad y fiabilidad del registro horario, abordando la opacidad en la gestión de horas no declaradas y la falta de transparencia en las horas extra. Además, llegados a este punto, es importante tener la política de gestión de tiempos bien establecida en las empresas para establecer las tolerancias entre los descansos y fichajes. Este proceso consiste en un registro digital, efectivo y transparente de la jornada laboral que responda a las demandas del mercado laboral actual.  

Gracias a este nuevo cambio, las empresas tendrán que identificar las horas efectivas de trabajo y establecer una clasificación clara de horas efectivas, horas de disponibilidad, horas extraordinarias y complementarias, así como la implementación de tecnologías que faciliten el registro. Desde aTurnos, gracias a nuestra sólida experiencia en la planificación de personal y gestión de recursos humanos, ayudamos a las empresas a prepararse para este cambio y actuar de la mejor manera posible.

Impacto del registro digital de jornada en la gestión de RR.HH. 

Con este escenario que se plantea, es importante para las empresas definir una guía clara para no cargar desproporcionadamente a la gestión de RRHH puesto que la implantación del Real Decreto conlleva ciertos desafíos: 

1. Rapidez en la elección de la tecnología que facilite el registro digital obligatorio: Fecha prevista de puesta en marcha para el 2026, se prevé un desarrollo reglamentario de 6 meses. 
2. Aumento de la carga administrativa de los departamentos de recursos humanos, lo que podría generar problemas en su gestión, ya que quitaría cierto tiempo en las tareas que realmente son importantes, independientemente del sector y sus necesidades. 

¿Qué aspectos tener en cuenta antes de implantar el nuevo registro digital obligatorio en las empresas? 

1. Registro digital diario de la jornada: Es obligatorio fichar de manera digital y que queden registradas las horas de entrada, salida, o descansos de cada empleado inequívocamente, de forma que quede asegurada la trazabilidad, objetividad, fiabilidad y garantía del acceso en tiempo real a los datos. 
2. Seguimiento y gestión de horas: Las horas extraordinarias, que son las que exceden la jornada ordinaria máxima anual (40 horas promedio en cómputo anual o según convenio) y las horas complementarias, para contratos a tiempo parcial, deben quedar registradas, compensarse adecuadamente y comunicarse con los preavisos legalmente establecidos a los trabajadores. Además, será importante registrar correctamente las horas pactadas o voluntarias, así como planificar y contabilizar correctamente las horas de trabajo en las jornadas irregulares para no rebasar el límite de la jornada máxima anual. 
3. Planificación de descansos: Se deberán fichar los descansos que se realicen en la jornada laboral. Es importante definir en la política de gestión de tiempos de cada empresa si se descuentan del tiempo efectivo de trabajo o no. El nuevo decreto podrá sentar las bases en relación con esta gestión de las pausas durante el tiempo de trabajo, minimizando así uno de los temas que genera fricción entre los trabajadores y las organizaciones.  
4. Conservación de datos: Los registros deben mantenerse durante al menos 4 años y estar accesibles para empleados, representantes sindicales y la Inspección de Trabajo.  
5. Sistema de fichaje y privacidad: Existen diversidad de métodos de fichaje que facilitan una implantación rápida y segura de esta nueva normativa. Si se diera el caso de necesitar biometría, la AEPD exige proporcionalidad, evaluaciones de impacto y la demostración de que no existe una alternativa menos intrusiva. 

Beneficios de aTurnos para garantizar el cumplimiento del registro digital obligatorio 

Mejorar el control del tiempo efectivo de trabajo 

Este nuevo decreto se ha traducido en una gran necesidad de planificar la plantilla y los turnos de trabajo de los empleados, definiendo con claridad la jornada ordinaria y horas de trabajo efectivas, así como las horas extraordinarias y horas complementarias. Las horas efectivas de trabajo, aquellas en las que una persona realmente está desempeñando sus tareas o funciones laborales, son los turnos planificados para cada trabajador y durante los cuales el empleado desempeña la actividad productiva para la que fue contratada.  

Registro 100% digital y eficiente de descansos en la jornada efectiva de trabajo 

El registro de los descansos también se plantea como un aspecto importante. Aunque se propone que los descansos se registren, esto no significa que computen dentro de la jornada efectiva de trabajo. Se recomienda que las empresas definan claramente sus políticas de gestión de tiempos y cómo los descansos serán contabilizados, para evitar conflictos entre empleados y la dirección. Desde aTurnos, podrás diseñar una política eficaz gracias a nuestra infografía de conceptos clave en la gestión de tiempos gratuita: https://www.jotform.com/251841754879371
 

Uso de dispositivos digitales en el registro de la jornada 

Desde aTurnos existen diferentes sistemas de fichaje fáciles de usar que se adaptan a las necesidades de cada empresa para cumplir con el registro digital de la jornada, como, por ejemplo: Wall APP, Plataforma web con filtrado de IP, Tarjeta o APP móvil con geolocalización GPS, entre otros. La implementación de esta herramienta no solo agiliza el proceso de fichaje, sino que también aumenta la precisión en el registro de horas trabajadas, minimizando el margen de error y da mayor autonomía a los empleados. Además, en aTurnos, el control horario digital se encuentra integrado con la planificación, es decir, podrás gestionar el personal y sus turnos de trabajo, mientras llevas un control preciso de las horas realmente trabajadas. 

Planificación de turnos de trabajo eficiente y sin errores 

Una planificación de turnos de trabajo es vital para gestionar las horas extraordinarias y complementarias. Las empresas deben tener un control riguroso sobre las horas planificadas y las horas efectivas trabajadas, lo que les permitirá anticipar y gestionar mejor la carga laboral a lo largo del año, evitando así sorpresas al final del periodo. En aTurnos, se puede conocer el exceso o defecto de horas trabajadas y planificadas, lo que te ayuda a identificar las desviaciones y conocer en tiempo real la situación de tu plantilla de personal. 

Gestión diaria de personal: absentismos, vacaciones y horas extras en tiempo real 

Con aTurnos, olvídate de la planificación y gestión de empleados en hojas de cálculo Excel o de forma manual. Esta herramienta te ofrece una vista única y actualizada al instante de toda tu plantilla: qué trabajadores se encuentran disponibles, en qué localización y turno de trabajo y quién está de vacaciones, entre otros. Esto te permite detectar irregularidades, cambios de turno o absentismos en el momento en que ocurren, agilizando la toma de decisiones y mejorando la gestión operativa. En caso de ausencias o absentismos, el software de aTurnos sugiere automáticamente al sustituto más adecuado para ese turno de trabajo, teniendo en cuenta las habilidades y especialidades de cada empleado. De este modo, garantizarás la cobertura completa de personal en todas las localizaciones y turnos de tu empresa.
 

Comunicación bidireccional en el control horario: notificaciones, preavisos y validación 

En la gestión de turnos y control horario no basta con registrar entradas y salidas: la comunicación fluida entre empresa y trabajador es clave para garantizar transparencia, mejorar la confianza y evitar conflictos. 

1. Notificaciones automáticas: la herramienta puede avisar en tiempo real de cambios de turno, incidencias o recordatorios de fichaje, reduciendo errores y olvidos. 
2. Preavisos y modificaciones: los trabajadores reciben alertas cuando hay ajustes en los turnos pactados (cambios de horario, sustituciones, ampliaciones de jornada), cumpliendo con los plazos de preaviso establecidos. 
3. Validación y confirmación: el sistema permite que los empleados puedan realizar peticiones (vacaciones, cambios de turnos, etc.) y los supervisores o administradores del equipo gestionen el estado de esas propuestas, dejando constancia de su aceptación y evitando malentendidos. 

Reporting y KPIs para RR.HH.: controla la gestión de tu equipo al instante  

Con aTurnos podrás generar informes que faciliten una gestión y control más eficiente del personal, incluyendo los KPIs más importantes en Recursos Humanos. Estos informes permiten tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales, optimizar recursos, reducir costes y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral vigente, asegurando el registro digital de la jornada laboral que está previsto para 2026. 

Además, aTurnos no se queda solo en el análisis: también permite exportar automáticamente los conceptos de planificación y control horario a nóminas, eliminando tareas manuales y reduciendo errores y tiempo. Actualmente, ya ofrecemos integración con soluciones como SAP, Meta4, A3, entre otras. Puedes ver más información aquí: Cómo gestionar las nóminas en aTurnos de forma sencilla 

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