Ciclo funcional en aTurnos (Integración con otros sistemas)
El término "integración" hace referencia a una actividad de desarrollo del software que combina componentes de software diferentes en un conjunto. Posee numerosas ventajas como pueden ser:
- Detectar fácilmente los errores.
- Combinación de múltiples plataformas y soluciones, cubriendo completamente las necesidades de cualquier organización.
- Evita y minimiza incidencias.
- Flexibilidad y consistencia en los datos e información recogida.
- Permiten responde las necesidades de los empleados de forma rápida y eficaz.
Gracias al siguiente proceso de flujo de datos, se va poder visualizar de forma esquemática la ruta de los datos que se va a seguir en aTurnos, así como los procesos que se van a llevar a cabo en la base funcional:
1. MAESTRO DE EMPLEADOS
Los principales programas informáticos de integración que se van a utilizar para esta primera función van a ser los siguientes:
SAP (Systeme Anwendungen und Produkte): es la mayor compañía de software de Europa que cuenta un sistema informativo integrado dedicado al diseño de productos informáticos de gestión empresarial con la finalidad de automatizar distintas tareas y actividades de la empresa, así como la administración de sus recursos.
En cuanto a los principales campos obligatorios para el volcado son los siguientes:
- Nombre del empleado
- ID SAP
- Unidad organizativa, área o división del personal
- Correo
- Fecha de alta
- Fecha de baja (si tuviese)
- Absentismos
Los campos opcionales pero que a la vez resultan interesantes para el volcado serían los siguientes:
- Saldo de vacaciones
- Calendario base
- División del personal
- Categoría
- Datos personalizados que aporten algo en la planificación
WORKDAY: es una plataforma que proporciona aplicaciones empresariales y de administración que se basan en la combinación de finanzas, Recursos Humanos y análisis en la nube. Está preparada para estándares de alta seguridad y actualizaciones ágiles de manera que los usuarios puedan administrar los datos desde cualquier fuente laboral.
En cuanto a los campos obligatorios para su volcado, serían los mismos que en SAP pero con la única diferencia de que el ID sería el del empleado y no el de SAP. En cuanto a los opcionales, serían exactamente los mismos.
Un modelo de Integración típica sería el siguiente:
A3 EQUIPO: es un software integral de gestión de nóminas y recursos humanos que facilita la gestión laboral de manera más eficaz y sencilla mejorando la productividad. Además se encarga de generar la vista de SQL Server, es decir envía cambios al API de aTurnos Import.
2.PLANIFICACIÓN
En aTurnos contamos con una sección en nuestra plataforma llamada Cuadrante en la que puedes consultar toda la información acerca de la planificación de los trabajadores donde y cuando quieras. Las tres funciones principales que realiza son informar, planificar y controlar datos. Además también se encarga de otras muchas como son:
- Simplificación administrativa
- Registro de jornada
- Restricciones laborales
- Control de los empleados: cálculo de horas del contrato, horas extras y/o complementarias, restricciones laborales, rotaciones, etc.
- Optimización
- Reducción de costes
- Turnos de los trabajadores: creación de los mismos, patrones de turnos, coberturas mínimas, turnos rotativos, etc.
- Localizaciones: puestos, movimientos y proyecto.
- Integración con nominas
- Conciliación
- Satisfacción laboral
- Gestión de peticiones y vacaciones
- Bolsas de trabajo
- Control de presencia
- Gestión de colas
- Asignación de tareas
Además gracias a nuestra herramienta de la Calculadora, se muestran propuestas de patrones de turnos según la demanda de trabajadores por día y turno. Para más información sobre ella, puede acceder al siguiente enlace: Calculadora
3.OPERATIVA DIARIA
En la opción del Cuadrante además se podrán gestionar distintas acciones de la operativa diaria de los trabajadores como por ejemplo:
- Cambios de turno
- Re- planificaciones
- Controlar las bajas de los empleados
- Gestión de absentismos, peticiones y permisos
- Ofertas de tuno y nuevas contrataciones
- Cambios de cobertura
4.CONTROL DE PRESENCIA
El control de presencia nos informa de las desviaciones que se realizan por defecto de la jornada laboral real en comparación con la planificada y convirtiéndolas en horas de absentismos, festivos, nocturnidad, horas normales, extras o complementarias. El ajuste de dichas desviaciones se realiza bajo criterios de los mandos o administradores o de forma automática con tolerancias. Además, se recoge información de diferentes fuentes:
- Web (Filtrado por IP)
- Geolocalización APP
- Beacons: son pequeños dispositivos basados en la tecnología Bluetooth de bajo consumo.
- Sistemas de huella dactilar y/o tarjeta.
5.INCIDENCIAS
También contamos con la posibilidad de ajustar la información que ha generado el control de presencia para validad esas horas extras o complementarias de forma automática o manual.
Para consultar más información sobre el control de presencia y las incidencias, puede acceder a nuestro manual a través del siguiente enlace: Control de presencia Administradores
6.CONCEPTOS DE NÓMINA y MARCAJES
Una vez que los datos estén validados en un proceso definido, pueden descargarse a la herramienta de nóminas para generar los pagos de forma automática o bajo un flujo predefinido. Una vez realizado este proceso, los cuadrantes se cierran para que no puedan ser editados por los mandos una vez la descarga.
Muchas empresas solicitan el envío de los marcajes filtrados además de los conceptos de nómina para poder realizar los cálculos de tiempos correspondientes. Para ello, se vuelve a contar con el software SAP, Workday, a3EQUIPO y aparecen dos nuevos modelos que son:
- SAGE: es un software de planificación y gestión de recursos empresariales a nivel mundial, controlando la contabilidad y otras muchas funciones administrativas y de facturación.
- META 4: se trata de un software muy completo que identifica, organiza y diseña funciones para satisfacer las necesidades del capital humano de la empresa. Es un sistema muy eficaz para la gestión de Recursos Humanos con una tecnología muy innovadora.
- Wolters Kluwer: es un programa de información, formación y software para profesionales que proporciona soluciones integrales dirigidas a los clientes en diversos ámbitos (RRHH, contabilidad, financiero, fiscal, etc).
Gestión de credenciales
aTurnos a su vez, puede integrarse con el portal del empleado existente y mostrar diferentes funcionalidades según las necesidades dentro del portal. Para los trabajadores es transparente, por ejemplo, poner un frame dentro del portal donde se hace un login de forma automática mediante Single Sign-On a los marcajes.
La gestión de credenciales se puede gestionar con aTurnos o validarla contra un Active Directory mediante SAML. Esta diferenciación puede ser a nivel de usuario.
Ocurre en muchas empresas que hay trabajadores corporativos y trabajadores externos que comparten equipo y planificación pero tienen diferente gestión de credenciales, por tanto esta función resulta muy útil. De forma esquemática quedaría de la siguiente forma:
